Alle Jahre wieder sind Weihnachtsfeiern eine gute Möglichkeit, Mitarbeiter zu belohnen und wertzuschätzen. Ob Dinner-Show, Weihnachtsparty oder gemeinsamer Kochkurs – das Wichtigste sind eine gelungene Feier und zufriedene Mitarbeiter. Für die Planung ist aus Arbeitgebersicht neben der Entscheidung für den äußeren  Rahmen der Veranstaltung aber auch die lohnsteuerliche Seite zu berücksichtigen. Denn nur wer die wichtigsten Regeln kennt und einhält, ist vor einer nachträglichen Verteuerung der Feier durch Lohnsteuernachforderungen geschützt.

Betriebsveranstaltungen sind als „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“ definiert. Dazu zählen z. B. Betriebsausflüge sowie Weihnachts- und Jubiläumsfeiern. Die steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen ist schon seit 2015 gesetzlich geregelt. Danach sind Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen anlässlich von Betriebsveranstaltungen grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Eine Ausnahme macht der Gesetzgeber, soweit solche Zuwendungen den Freibetrag von 110 EUR (d. h.: lohnsteuerpflichtig wird nur der übersteigende Teil der Kosten) je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen. Sie gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen einer Firma bzw. einer Praxis oder einer Abteilung/eines Praxisteils offensteht. Diese Begünstigung gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.

Zum 28.02.2024 winkt die Frist für die pauschale Besteuerung von Betriebsveranstaltungen, welche den Freibetrag von 110 EUR pro Arbeitnehmer übersteigen. Erfolgt die pauschale Besteuerung mit 25% p.LSt plus Zuschlagssteuern nicht bis zum 28.02.2024, genau genommen spätestens mit der Lohnsteueranmeldung 02/2024, entfällt die Sozialversicherung(SV)-Freiheit für die 110 EUR übersteigenden Summen, was zu einer Mehrbelastung von 40% SV Abgaben für den Arbeitgeber führt.
Daher sollten Sie sicherstellen, dass „teure“ Betriebsveranstaltungen aus 2023 pünktlich erfasst werden und Ihrer Lohnbuchhaltung die erforderlichen Unterlagen rechtzeitig zukommen zu lassen.

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UNSER TIPP

Es ist auch möglich, eine Betriebsveranstaltung für eine Abteilung bzw. eine Organisationseinheit einer Praxis durchzuführen. Eine Begrenzung des Teilnehmerkreises darf sich nur nicht als Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellen und muss  grundsätzlich allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. Eine Betriebsveranstaltung liegt nach Ansicht des Fiskus ausschließlich dann vor, „wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern … zusammensetzt.“ Nehmen auch Personen teil, die nicht zu dieser Gruppe gehören, spricht das aber nicht gegen eine Betriebsveranstaltung, wenn deren Zahl die der Mitarbeiter nicht übersteigt. 

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer. Dazu zählen vor allem die Ausgaben für:

• Speisen und Getränke, 
• Übernachtungen und Anreise
• Musik(er) und Künstler, 
• Eintrittskarten, 
• Geschenke (auch wenn sie Arbeitnehmern, die nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nachträglich überreicht werden) und 
• den äußeren Rahmen (Räume, Beleuchtung, Eventmanager etc.)

Erfasst werden Zuwendungen des Arbeitgebers an seine aktiven und ehemaligen Arbeitnehmer (ggf. auch Praktikanten und Leiharbeitnehmer) sowie deren Begleitpersonen. Zu den Aufwendungen für den äußeren Rahmen zählt der Fiskus auch die Kosten, die den Arbeitnehmer nur „abstrakt“ bereichern, etwa Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder. Dagegen zählen die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers wie die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder die anteilige Abschreibung sowie Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den eigenen Büro-/Praxisräumen nicht zu den Aufwendungen für den äußeren Rahmen. Ob die Zuwendungen üblich sind oder nicht, spielt keine Rolle: Auch „unübliche“ Zuwendungen, etwa Geschenke, deren Wert je Arbeitnehmer 60 EUR übersteigt, oder Zuwendungen an einzelne Arbeitnehmer aus Anlass – nicht nur bei Gelegenheit – zählen zu den Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung.

Im ersten Schritt sind alle Kosten der Betriebsveranstaltung zu gleichen Teilen auf sämtliche anwesenden Teilnehmer aufzuteilen – welcher Mitarbeiter wie viel konsumiert, ist dabei unerheblich. Im zweiten Schritt muss der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet werden. Für die Begleitperson ist also kein zusätzlicher Freibetrag von 110 EUR anzusetzen.

Beispiel 1: Arbeitgeberin Dr. Melchior beschäftigt zwölf Arbeitnehmer, die sie zu ihrer diesjährigen Weihnachtsfeier in ein Lokal einlädt. Dort wird ein Fünf-Gänge-Menu serviert, das inklusive Getränke 1.200 EUR kostet. Alle zwölf Mitarbeiter sagen zu und nehmen tatsächlich an der Feier teil. Die Kosten sind auf die zwölf Teilnehmer zu verteilen: Sie haben somit jeweils einen geldwerten Vorteil von 100 EUR, der den Freibetrag von je 110 EUR nicht übersteigt und daher nicht steuerpflichtig ist.

Beispiel 2: Arbeitgeber Herr Balthasar feiert ebenfalls in einem Lokal und beschäftigt zwölf Arbeitnehmer. Die Ausgaben für seine  Weihnachtsfeier betragen 1.600 EUR. An der Feier nehmen zwölf Arbeitnehmer teil, von denen vier jeweils von ihrem Partner begleitet werden. Die Aufwendungen sind auf 16 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 EUR entfällt. Im zweiten Schritt ist der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Acht Arbeitnehmer haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 EUR, während er bei vier Arbeitnehmern 200 EUR beträgt. Nach Abzug des Freibetrags von 110 EUR ergibt sich für diese vier Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von je 90 EUR.

Alternativ besteht immer die Möglichkeit, vorab mit den Arbeitnehmern zu vereinbaren, dass diese Kosten über 110 EUR selbst tragen.

Eine höchstrichterliche Klärung der Frage, ob „No-Show-Kosten“ für nicht anwesende Personen, die durch die Buchung der Veranstaltung für einen größeren Personenkreis entstanden sind, zulasten der teilnehmenden Arbeitnehmer gehen, steht noch aus. (siehe Punkt: (kurzfristige)Absage von Teilnehmern)

Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung kommt es nicht an. Demnach können auch mehrtägige Betriebsveranstaltungen begünstigt sein.

Daraus lässt sich für Arbeitgeber, die in einem Jahr mehr als zwei Betriebsveranstaltungen durchführen, die Empfehlung ableiten, dass sie die beiden „teuersten“ Veranstaltungen auswählen sollten, für die dann der Freibetrag gilt. 

Beispiel: Arbeitgeber Dr. Sommer hat in diesem Jahr schon einen Betriebsausflug und einen Theaterbesuch mit seinen zehn Mitarbeitern unternommen. Außerdem will er – wie jedes Jahr – im Dezember noch zu einer opulenten Weihnachtsfeier einladen. Dr. Sommer sollte prüfen, welche der drei Veranstaltungen ihn pro Teilnehmer am wenigsten gekostet hat, und für die anderen beiden die Freibetragsregelung in Anspruch nehmen. Für die günstigste Veranstaltung kommt eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % in Betracht, weil es sich dabei um eine Betriebsveranstaltung handelt.

Ungeklärt war in diesem Zusammenhang lange, wie mit den Kosten für Absagen von Kollegen zu verfahren ist, die an der Feier nicht teilnehmen können, für die die Kosten aber dennoch angefallen sind. Dazu äußert sich das Finanzgericht Köln (FG) in seiner Entscheidung vom 27.6.2018 zugunsten der Steuerpflichtigen. Danach wären Absagen von Kollegen anlässlich einer Betriebsveranstaltung steuerrechtlich nicht zulasten der tatsächlich Feiernden gegangen. Anders sieht das der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 29.04.2021. Nach seiner Auffassung ist der Ansatz der Zuwendungen anteilig auf die Teilnehmer und deren Begleitpersonen zu berechnen. Gegen die genannte Entscheidung des BFH vom 29.04.2021 ist Verfassungsbeschwerde anhängig (Az. 2 BvR 1443/21) – es ist also noch nicht abschließend geklärt, wie mit diesen Kosten umzugehen ist.

Bei dem Wertansatz sind alle Aufwendungen zu berücksichtigen, welche mit der Veranstaltung in Zusammenhang stehen, unerheblich davon, ob die Arbeitnehmer dadurch einen Vorteil haben oder nicht. Anschließend sind diese Kosten gleichmäßig auf die „teilnehmenden“ Arbeitnehmer aufzuteilen.

Anmerkung: Durch die vorläufige Entscheidung des BFH können sich lohnsteuerlichen Folgen für den Arbeitnehmer ergeben, die zu einer übermäßigen Steuerlast führen. Denn in einem solchen – praxisnahen – Fall müsste der Arbeitnehmer ein Mehr an Zuwendung versteuern als ihm der Arbeitgeber zugedacht hat. In der Regel versteuert der Arbeitgeber den Mehrbetrag aber pauschal.

Reisekosten liegen ausnahmsweise vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb des Büros/ der Praxis (erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers) stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und der Arbeitnehmer sie selbst organisiert. Steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber sind zulässig. Das bedeutet jedoch im Umkehrschluss: Organisiert der Arbeitgeber die Reise (z. B. Shuttlebus für einen Transfer der Mitarbeiter), gehören die Reisekosten zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.

Beispiel 1: Arbeitgeberin Frau Winter veranstaltet einen Betriebsausflug. Für die Fahrt von der Arbeitsstätte zum Ausflugsziel organisiert sie eine gemeinsame Busfahrt. Die Kosten hierfür zählen zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.

Beispiel 2: Der Betriebsausflug beginnt mit einer ganztägigen Fahrt auf einem Fahrgastschiff. Am nächsten Tag wird die Betriebsveranstaltung am Zielort fortgesetzt. Sowohl die übernommenen Fahrtkosten als auch die Übernachtungskosten gehören zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.

Um den Betriebsausgabenabzug sicherzustellen, sollten sämtliche Veranstaltungskosten durch ordentliche Belege (Rechnungen) dokumentiert sein. Aus den Aufzeichnungen zum Lohnkonto muss sich konkret ergeben, welche Aufwendungen zu den Kosten der Betriebsveranstaltung gehören, damit die Berechnung des Freibetrags sich nachvollziehen lässt. Natürlich ist dazu auch die Teilnehmerzahl ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern „Sachlohn“ zuwenden, sollte immer geprüft werden, ob dadurch eine Umsatzsteuerbelastung ausgelöst oder der Vorsteuerabzug aus entsprechenden Eingangsleistungen versagt wird. Der Fiskus orientiert sich auch für die Umsatzsteuer an den „lohnsteuerlichen“ Grenzen. Deshalb gilt: Betragen die Kosten pro Mitarbeiter höchstens 110 EUR, bereitet die Umsatzsteuer keine Probleme, weil das Finanzamt dann davon ausgeht, dass die Betriebsveranstaltung zu den nicht umsatzsteuerbaren Leistungen im betrieblichen Interesse gehört. Wird der Freibetrag überschritten, ist der Vorsteuerabzug in voller Höhe ausgeschlossen.

Für Zahnärzte gilt: Allerdings wird ein Vorsteuerabzug aus den Kosten für Betriebsveranstaltungen wegen der überwiegend umsatzsteuerfreien Leistungen einer Zahnarztpraxis in der Regel – wenn überhaupt – nur sehr eingeschränkt möglich sein.

Unser »Merkblatt aus der Reihe "Prof. Dr. Bischoff & Partner klärt auf", fasst das Wichtigste zum Thema noch einmal übersichtlich zusammen. 

Steuerfreie und/oder steuergünstige Arbeitgeberzuwendungen an Arbeitnehmer können im Einstellungsgespräch nicht nur den Ausschlag für das "ja" des Bewerbers zu Ihrer Praxis geben. Auch für Ihre "bestehende" Mitarbeiter sind sie eine attraktive Alternative zur klassischen Gehaltserhöhung.