Lohnoptimierung
Für Ihre Mitarbeitenden

Einmal im Monat können Sie seit 01.01.2022 Ihren Mitarbeitern steuer- und sozialversicherungsfrei Sachbezüge im Wert von bis zu 50 € (brutto),  zuwenden. 

Alle Sachbezüge, wie kostenlose Verpflegung oder Zinsvorteile bei Arbeitgeberdarlehen, die Sie einem Mitarbeiter zukommen lassen, sind jeden Monat zusammenzurechnen. Überschreiten Sie die 50 € Grenze droht die Steuer- und Sozialversicherungspflicht des gesamten Werts, also nicht nur des 50 € übersteigenden Teils.

Gutscheine oder Geldkarten, gelten dann als Sachbezug, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Arbeitgeber oder einem Dritten berechtigen. Außerdem müssen sie bestimmte Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen.

Am 13.4.2021 erschien das lang ersehnte BMF Schreiben zur Abgrenzung zwischen Sachbezug und Geldleistung, welches Sie sich »hier durchlesen können. 

Ein Sachbezug ist demnach bei Geldkarten ausgeschlossen, die als Geldersatz im Rahmen unabhängiger Systeme des unbaren Zahlungsverkehrs eingesetzt werden können. Darüber hinaus sind Gutscheine/Geldkarten als Geldleistung und nicht als Sachbezug zu sehen, wenn:

• sie über eine Barauszahlungsfunktion verfügen
• sie über eine eigene IBAN verfügen 
• sie für Überweisungen (z.B. Paypal) genutzt werden
• sie für den Erwerb von Devisen verwendet werden können
• sie als generelles Zahlungsinstrument hinterlegt werden können.

Bei Geldleistungen scheidet die Sachbezugsfreigrenze generell aus, diese sind demnach ab dem ersten Euro voll steuerpflichtig! 

Gutscheine gelten weiterhin als Sachbezug, wenn eins der folgenden Kriterien erfüllt ist:

• Die Akzeptanzstellen für die Gutscheine oder
• das Waren- oder Dienstleistungsangebot für die Gutscheine ist begrenzt. 
  

Gerade in Bezug auf Online-Händler ist hier äußerste Vorsicht geboten. Werden über eine Plattform auch Produkte von Fremdanbietern angeboten, wie zB bei Amazon oder eBay, gilt der Gutschein als Barlohn und ist somit steuerpflichtig.

Nutzen Sie zudem wiederaufladbare Gutscheinkarten, sollten Sie unbedingt bis Ende des Jahres in Kontakt mit Ihrem Gutschein-Anbieter bezüglich der vertraglichen Details und Erfüllung der gesetzlichen Regelungen treten.

Bei Fragen zu Gutscheinen und/oder Sachbezügen, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Sachbearbeiter.

Typische Berufskleidung können Sie Ihren Mitarbeitern steuerfrei unentgeltlich oder verbilligt überlassen. Voraussetzung ist, dass eine private Nutzung ausgeschlossen ist und die Kleidung in einem Fachgeschäft gekauft wurde oder dauerhaft als Berufsbekleidung, zB durch Anbringung des Firmen-/Praxislogos, gekennzeichnet ist. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Berufsbekleidung, handelt es sich dabei um keinen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil.

Praxistipp: Verhindern Sie mögliche Haftungsrisiken indem Sie ein privates Nutzungsverbot der Berufsbekleidung aussprechen.

Bei maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr, an denen alle Beschäftigten teilnehmen dürfen, kann ein Freibetrag von 110 EUR (brutto) pro Arbeitnehmer und Veranstaltung genutzt werden. Lohnsteuer fällt nicht an, wenn sich die Gesamtkosten pro Arbeitnehmer in diesem Rahmen bewegen. Dazu müssen sämtliche Kosten für die Ausrichtung der Feier addiert und anschließend durch die Anzahl der teilnehmenden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer geteilt werden (z.B. Ausgaben für Speisen, Getränke, Eintrittsgelder, Raummiete, Eventmanager, Musik, Geschenke bis 60 EUR und übernommene Fahrtkosten).

Dürfen auch Partner der Arbeitnehmer an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen, wäre der entfallende Kostenanteil dem betreffenden Arbeitnehmer zuzurechnen. Der Freibetrag von 110 EUR ließe sich dann nur für das Ehepaar zusammen nutzen, er verdoppelt sich demnach nicht.

Wird der Freibetrag überschritten, muss der überschreitende Betrag bis zum 28.2. des Folgejahres pauschal mit 25 % versteuert werden. Versäumen Sie diese Frist kommen automatisch noch 40% SV-Abgaben hinzu. Melden Sie Ihre Betriebsveranstaltung daher rechtzeitig Ihrem Lohnbearbeiter. 

Pro Arbeitsverhältnis lassen sich als Erholungsbeihilfe 156 EUR für den Arbeitnehmer, 104 EUR für den Ehepartner und 52 EUR für jedes Kind im Jahr nutzen (Freigrenzen). Der Arbeitnehmer kann sich auf einer Reise, während einer Reha oder zu Hause erholen. Bedingung ist, dass das Geld drei Monate vor oder nach dem Urlaub überwiesen und nachweislich auch ausgegeben wird. Die Lohnsteuer wird pauschal mit 25 % abgeführt.

TIPP 1:  Als Nachweis reicht zum Beispiel eine Buchungsbestätigung für einen Urlaub oder eine Reha. Der Arbeitnehmer kann alternativ bescheinigen, dass er den Betrag für Erholungszwecke zu Hause verwendet hat.

TIPP 2: Bei einer Erkrankung können Sie - in strengen Grenzen - einen Zuschuss von 600 € als steuerfreie Erholungsbeihilfe leisten.

Berufliche Fort- oder Weiterbildungsleistungen in Ihrem eigenbetrieblichen Interesse (z. B. Schulung Praxis-/Unternehmenssoftware) können Sie steuerfrei erbringen – selbst wenn die allgemeine Beschäftigungsfähigkeit verbessert wird (z. B. Sprachkurse). Etwaige Reise- und Verpflegungskosten können Sie innerhalb bestimmter Grenzen steuerfrei ersetzen. Zum Thema Fort- und Weiterbildung haben wir eine eigene Sonderseite sowie einen Beitrag, erschienen in der ZWP, mit weiteren Informationen für Sie. 

Persönliche Anlässe wie Geburtstag, Heirat, Geburt eines Kindes oder eine bestandene Prüfung können Arbeitgeber mit einem Geschenk bis zu einem Wert von 60 EUR brutto würdigen. Es gilt als Sachzuwendung und ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Ein Betriebsausgabenzug ist immer möglich, solange es sich um übliche Aufmerksamkeiten (z. B. Blumen, Bücher, Parfüm) handelt. Einzelne Mitarbeiter dürfen sogar mehrmals im Jahr, gegebenenfalls sogar mehrmals im Monat beschenkt werden.

Wer zum Beispiel im gleichen Monat heiratet, in dem er Geburtstag hat, darf auch für beide Anlässe, am besten separat, ein Geschenk erhalten.  Wichtig ist, dass pro Geschenk die 60 EUR Grenze nicht überschritten wird, denn ein einzelnes "Gesamtgeschenk" im Wert von 120 EUR würde zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn zählen. 

TIPP 1: Bargeld sollten Arbeitgeber auf keinen Fall verschenken, denn Geldgeschenke sind immer steuerpflichtig.
TIPP 2: Weiterhin sind seit 01.01.2020 „nachträgliche Kostenerstattungen“ (z.B. Arbeitnehmer geht für 50,00€ tanken und erhält nachträglich das Geld aus der Kasse) NICHT mehr steuer- und sv-frei. Bitte händigen Sie nur noch echte Gutscheine aus!

Tipp 3: Will der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern neben den üblichen Zuwendungen (Blumen o. Ä.) auch ein Geschenk zum Jahresende überreichen, kann er auch die besondere Pauschalbesteuerung nutzen. Auch Geschenke an Mitarbeiter können danach bis zu einer Höhe von 10.000 € pro Jahr bzw. pro Arbeitnehmer vom Arbeitge-ber mit 30 % (zzgl. Soli-Zuschlag und pauschaler Kirchensteuer) pauschal besteuert werden. Sie sind allerdings sozialversicherungspflichtig. In diesem Fall kann der Arbeitgeber die Aufwendungen aber als Betriebsausgaben ansetzen.

Wer Krankheitsrisiken verhindert bzw. vermindert und die Gesundheit in seiner Praxis/seinem Unternehmen fördert, kann pro Mitarbeiter steuerfrei bis zu 600 € im Jahr ausgeben. Die Krankenkassen informieren online über die geförderten Kursangebote (z. B. Kurse zur Vorbeugung und Reduzierung arbeitsbedingter Belastungen des Bewegungsapparats, zur Stressbewältigung oder zur Übergewichtsreduktion, Yoga-Kurse). Voraussetzung ist, dass die Leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird.

Damit die Steuerbefreiung gilt, müssen diese Maßnahmen seit 2020 zwingend zertifiziert sein. Unter die Steuerbefreiung fallen Maßnahmen zur verhaltensbezogenen Prävention und Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung, die hinsichtlich Qualität, Zweckbindung, Zielgerichtetheit und Zertifizierung den Anforderungen der §§ 20 und 20b SGB V genügen. Die Zweckbestimmung der Leistungen muss der Arbeitgeber durch Belege im Lohnkonto nachweisen.

TIPP: Beiträge für ein Fitness-Studio, Massagen und physiotherapeutische Leistungen sind nicht begünstigt.

Kommt der Arbeitnehmer im Betrieb mit der Kasse in Berührung, kann eine monatliche steuerfreie Fehlgeldentschädigung von bis zu 16,00 € gezahlt werden (Freibetrag).

Leistungen zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern (bis zur Vollendung des sechsten Lebensjahres) in Kindergärten und vergleichbaren Einrichtungen sind steuerfrei. Wichtig ist, dass die Leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht möglich. Der steuerfreie Kindergartenzuschuss darf maximal in Höhe der tatsächlichen Betreuungskosten gezahlt werden. Als Nachweis braucht der Arbeitgeber nur die Originalbelege vom Arbeitnehmer über die Zahlungen an die KiTa/Tagesmutter o.ä..

TIPP: Dieser Zuschuss kann auch geringfügig Beschäftigten zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden.

Sie können Ihren Mitarbeitern mit einem steuerfreien Jobticket oder Zuschüssen zu den Fahrtkosten unterstützen. Auch die Überlassung von E-Bikes ist eine Option.

Die Zahlung von Fahrgeld ist bis maximal zur Höhe der Pendlerpauschale möglich, d.h. ab 0,30€ pro Kilometer, für Fernpendler ab 21. km: 0,38€ für 15 Tage im Monat für Fahrten zwischen Wohnung und „erster Tätigkeitsstelle“.  Achtung:  Arbeitet der Arbeitnehmer weniger als eine 5-Tage-Woche sind die 15 Tage anteilig zu kürzen. 

Wenn Ihre Mitarbeiter Geräte (wie Smartphone, Laptop), die Ihnen gehören, privat nutzen dürfen, ist das lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei möglich. Sie können ihnen auch deren EDV-, Telefon- und Internetkosten bis zu 20 € pro Monat lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Alternativ können Sie ihnen die Geräte übereignen und/oder einen Barzuschuss für die Internetnutzung zuhause leisten.

Beiträge für eine Direktversicherung sowie Zuwendungen an Pensionskassen und -fonds sind innerhalb bestimmter Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei.

Hinweis: Seit 2022 müssen Arbeitgeber einen Pflichtanteil in Höhe von 15% für alle betrieblichen Altersvorsorgen (auch Alt-Verträge) leisten.