Lohnoptimierung
Für Ihre Mitarbeitenden

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Diese Möglichkeiten haben Arbeitgeber:

Geld allein macht zwar nicht glücklich, ist aber ein wichtiger Faktor, wenn es um die Attraktivität von Arbeitsplätzen geht. Wer gut ausgebildete Fachkräfte für die eigene Praxis bzw. das eigene Unternehmen gewinnen und an sich binden will, muss sich als Arbeitgeber positiv vom Wettbewerb abheben. Schon in der Stellenanzeige sollten Sie über potentielle Gehaltsextras informieren. Auf der folgenden Seite finden Sie viele steuergünstige Gestaltungsbeispiele um Ihre Mitarbeiter langfristig zu halten.

Egal, für welche Zuwendung Sie sich entscheiden, lassen Sie sich hinsichtlich der Umsetzung im Vorfeld steuerfachkundig beraten. Voraussetzung der Steuerfreiheit ist in manchen Fällen, dass Sie die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn leisten, andere Gestaltungen lassen sich nur über Gehaltsumwandlungen realisieren. Zudem sind arbeitsrechtliche Vorgaben (z. B. Gleichbehandlungsgrundsatz) zu beachten.

Variable bzw. leistungsabhängige Vergütung

Ein Gehaltsplus in Form von variablen Vergütungen mit steigenden Praxiseinnahmen zu verknüpfen, kann gerade in der aktuellen wirtschaftlichen Lage ein adäquates Mittel bei Gehaltsverhandlungen sein. Die Motive leistungsabhängiger Vergütungen sind dabei naheliegend: Man möchte seine Mitarbeiter zu einer produktiveren und zielgerichteten Arbeitsweise motivieren. Diese freuen sich über zusätzliches Geld auf ihren Konten und die Praxis wird ertragsstärker. Nach welchen Regeln die Mitarbeiter leistungsabhängig vergütet werden sollen, muss allerdings unbedingt im Vorfeld klar definiert werden. In einem Beitrag aus der Quintessenz Zahnmedzin erläutert Prof. Dr. Bischoff anhand eines Beispiels, was Sie abklären und beachten sollten. 

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Gern unterstützt Sie unser Expertenteam bei der Realisierung von variablen Vergütungen und führt Ihnen beispielhafte Rechnungen durch. Bitte füllen Sie das folgende Formular aus und wir melden uns bei Ihnen.  

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Gutscheinen & Geldkarten

Einmal im Monat können Sie seit 01.01.2022 Ihren Mitarbeitern steuer- und sozialversicherungsfrei Sachbezüge im Wert von bis zu 50 € (brutto),  zuwenden. 

Alle Sachbezüge, wie kostenlose Verpflegung oder Zinsvorteile bei Arbeitgeberdarlehen, die Sie einem Mitarbeiter zukommen lassen, sind jeden Monat zusammenzurechnen. Überschreiten Sie die 50 € Grenze droht die Steuer- und Sozialversicherungspflicht des gesamten Werts, also nicht nur des 50 € übersteigenden Teils.

Gutscheine oder Geldkarten, gelten dann als Sachbezug, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Arbeitgeber oder einem Dritten berechtigen. Außerdem müssen sie bestimmte Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen.

Ein Sachbezug ist demnach bei Geldkarten ausgeschlossen, die als Geldersatz im Rahmen unabhängiger Systeme des unbaren Zahlungsverkehrs eingesetzt werden können. Darüber hinaus sind Gutscheine/Geldkarten als Geldleistung und nicht als Sachbezug zu sehen, wenn:

  • sie über eine Barauszahlungsfunktion verfügen
  • sie über eine eigene IBAN verfügen 
  • sie für Überweisungen (z.B. Paypal) genutzt werden
  • sie für den Erwerb von Devisen verwendet werden können
  • sie als generelles Zahlungsinstrument hinterlegt werden können.

Bei Geldleistungen scheidet die Sachbezugsfreigrenze generell aus, diese sind demnach ab dem ersten Euro voll steuerpflichtig! 

Gutscheine gelten weiterhin als Sachbezug, wenn eins der folgenden Kriterien erfüllt ist:

  • Die Akzeptanzstellen für die Gutscheine oder
  • das Waren- oder Dienstleistungsangebot für die Gutscheine ist begrenzt. 

Gerade in Bezug auf Online-Händler ist hier äußerste Vorsicht geboten. Werden über eine Plattform auch Produkte von Fremdanbietern angeboten, wie zB bei Amazon oder eBay, gilt der Gutschein als Barlohn und ist somit steuerpflichtig.

Nutzen Sie zudem wiederaufladbare Gutscheinkarten, beachte Sie die gesetzlichen Regelungen.

Bei Fragen zu Gutscheinen und/oder Sachbezügen, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Sachbearbeiter.

Berufsbekleidung

Typische Berufskleidung können Sie Ihren Mitarbeitern steuerfrei unentgeltlich oder verbilligt überlassen. Voraussetzung ist, dass eine private Nutzung ausgeschlossen ist und die Kleidung in einem Fachgeschäft gekauft wurde oder dauerhaft als Berufsbekleidung, zB durch Anbringung des Firmen-/Praxislogos, gekennzeichnet ist. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Berufsbekleidung, handelt es sich dabei um keinen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil.

Praxistipp: Verhindern Sie mögliche Haftungsrisiken indem Sie ein privates Nutzungsverbot der Berufsbekleidung aussprechen.

Betriebsveranstaltungen

Bei maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr, an denen alle Beschäftigten teilnehmen dürfen, kann ein Freibetrag von 110 EUR (brutto) pro Arbeitnehmer und Veranstaltung genutzt werden. Lohnsteuer fällt nicht an, wenn sich die Gesamtkosten pro Arbeitnehmer in diesem Rahmen bewegen. Dazu müssen sämtliche Kosten für die Ausrichtung der Feier addiert und anschließend durch die Anzahl der teilnehmenden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer geteilt werden (z.B. Ausgaben für Speisen, Getränke, Eintrittsgelder, Raummiete, Eventmanager, Musik, Geschenke bis 60 EUR und übernommene Fahrtkosten).

Dürfen auch Partner der Arbeitnehmer an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen, wäre der entfallende Kostenanteil dem betreffenden Arbeitnehmer zuzurechnen. Der Freibetrag von 110 EUR ließe sich dann nur für das Ehepaar zusammen nutzen, er verdoppelt sich demnach nicht.

Wird der Freibetrag überschritten, muss der überschreitende Betrag bis zum 28.2. des Folgejahres pauschal mit 25 % versteuert werden. Versäumen Sie diese Frist kommen automatisch noch 40% SV-Abgaben hinzu. Melden Sie Ihre Betriebsveranstaltung daher rechtzeitig Ihrem Lohnbearbeiter. 

TIPP: Für einen reibungslosen Betriebsausgabenabzug müssen die Kosten durch ordentliche Belege (Rechnungen) dokumentiert werden. Damit die Berechnung des Freibetrags nachvollziehbar ist, muss sich aus den Aufzeichnungen zum Lohnkonto ergeben, welche Ausgaben zu den Kosten der Betriebsveranstaltung gehören. Dazu muss auch die Teilnehmerzahl ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Achtung: Ungeklärt war in diesem Zusammenhang, wie mit den Kosten für Absagen von Kollegen zu verfahren ist, die an der Feier nicht teilnehmen können, für die die Kosten aber dennoch angefallen sind. Dazu äußert sich das Finanzgericht Köln (FG) in seiner Entscheidung vom 27.6.2018 zugunsten der Steuerpflichtigen. Danach wären Absagen von Kollegen anlässlich einer Betriebsveranstaltung steuerrechtlich nicht zulasten der tatsächlich Feiernden gegangen. Anders sieht das nun der Bundesfinanzhof (BFH) in seinem Urteil vom 29.4.2021. Nach seiner Auffassung ist der Ansatz der Zuwendungen anteilig auf die Teilnehmer und deren Begleitpersonen zu berechnen. Bei dem Wert-ansatz sind alle Aufwendungen zu berücksichtigen, welche mit der Veranstaltung in Zusammenhang stehen, unerheblich davon, ob die Arbeitnehmer dadurch einen Vorteil haben oder nicht. Anschließend sind diese Kosten gleichmäßig auf die „teilnehmenden“ Arbeitnehmer aufzuteilen. Gegen die genannte Entscheidung des BFH vom 29.04.2021 ist Verfassungsbeschwerde anhängig (Az. 2 BvR 1443/21) – es ist also noch nicht abschließend geklärt, wie mit diesen Kosten umzugehen ist.

Bitte beachten Sie: Eine begünstigte Weihnachts-/Betriebsveranstaltung liegt nur dann vor, wenn sie allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils grundsätzlich offensteht. Auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung kommt es nicht an. Demnach können auch mehrtägige Betriebsveranstaltungen begünstigt sein, wenn Sie die Freibetragsgrenze nicht überschreiten.

Kontaktieren Sie im Zweifel Ihren zuständigen Lohnsachbearbeiter.

Erholungsbeihilfen

Pro Arbeitsverhältnis lassen sich als Erholungsbeihilfe 156 EUR für den Arbeitnehmer, 104 EUR für den Ehepartner und 52 EUR für jedes Kind im Jahr nutzen (Freigrenzen). Der Arbeitnehmer kann sich auf einer Reise, während einer Reha oder zu Hause erholen. Bedingung ist, dass das Geld drei Monate vor oder nach dem Urlaub überwiesen und nachweislich auch ausgegeben wird. Die Lohnsteuer wird pauschal mit 25 % abgeführt.

TIPP 1:  Als Nachweis reicht zum Beispiel eine Buchungsbestätigung für einen Urlaub oder eine Reha. Der Arbeitnehmer kann alternativ bescheinigen, dass er den Betrag für Erholungszwecke zu Hause verwendet hat.

TIPP 2: Bei einer Erkrankung können Sie - in strengen Grenzen - einen Zuschuss von 600 € als steuerfreie Erholungsbeihilfe leisten.

Fort- und Weiterbildung

Berufliche Fort- oder Weiterbildungsleistungen in Ihrem eigenbetrieblichen Interesse (z. B. Schulung Praxis-/Unternehmenssoftware) können Sie steuerfrei erbringen – selbst wenn die allgemeine Beschäftigungsfähigkeit verbessert wird (z. B. Sprachkurse). Etwaige Reise- und Verpflegungskosten können Sie innerhalb bestimmter Grenzen steuerfrei ersetzen. Zum Thema Fort- und Weiterbildung haben wir eine eigene Sonderseite sowie einen Beitrag, erschienen in der ZWP, mit weiteren Informationen für Sie. 

Geschenke an Mitarbeitende

Persönliche Anlässe wie Geburtstag, Heirat, Geburt eines Kindes oder eine bestandene Prüfung können Arbeitgeber mit einem Geschenk bis zu einem Wert von 60 EUR brutto würdigen. Es gilt als Sachzuwendung und ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Ein Betriebsausgabenzug ist immer möglich, solange es sich um übliche Aufmerksamkeiten (z. B. Blumen, Bücher, Parfüm) handelt. Einzelne Mitarbeiter dürfen sogar mehrmals im Jahr, gegebenenfalls sogar mehrmals im Monat beschenkt werden.

Wer zum Beispiel im gleichen Monat heiratet, in dem er Geburtstag hat, darf auch für beide Anlässe, am besten separat, ein Geschenk erhalten.  Wichtig ist, dass pro Geschenk die 60 EUR Grenze nicht überschritten wird, denn ein einzelnes "Gesamtgeschenk" im Wert von 120 EUR würde zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn zählen. 

TIPP 1: Bargeld sollten Arbeitgeber auf keinen Fall verschenken, denn Geldgeschenke sind immer steuerpflichtig.
TIPP 2: Weiterhin sind seit 01.01.2020 „nachträgliche Kostenerstattungen“ (z.B. Arbeitnehmer geht für 50,00€ tanken und erhält nachträglich das Geld aus der Kasse) NICHT mehr steuer- und sv-frei. Bitte händigen Sie nur noch echte Gutscheine aus!

Tipp 3: Will der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern neben den üblichen Zuwendungen (Blumen o. Ä.) auch ein Geschenk zum Jahresende überreichen, kann er auch die besondere Pauschalbesteuerung nutzen. Auch Geschenke an Mitarbeiter können danach bis zu einer Höhe von 10.000 € pro Jahr bzw. pro Arbeitnehmer vom Arbeitge-ber mit 30 % (zzgl. Soli-Zuschlag und pauschaler Kirchensteuer) pauschal besteuert werden. Sie sind allerdings sozialversicherungspflichtig. In diesem Fall kann der Arbeitgeber die Aufwendungen aber als Betriebsausgaben ansetzen.

Gesundheitsförderung

Wer Krankheitsrisiken verhindert bzw. vermindert und die Gesundheit in seiner Praxis/seinem Unternehmen fördert, kann pro Mitarbeiter steuerfrei bis zu 600 € im Jahr ausgeben. Die Krankenkassen informieren online über die geförderten Kursangebote (z. B. Kurse zur Vorbeugung und Reduzierung arbeitsbedingter Belastungen des Bewegungsapparats, zur Stressbewältigung oder zur Übergewichtsreduktion, Yoga-Kurse). Voraussetzung ist, dass die Leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird.

Damit die Steuerbefreiung gilt, müssen diese Maßnahmen seit 2020 zwingend zertifiziert sein. Unter die Steuerbefreiung fallen Maßnahmen zur verhaltensbezogenen Prävention und Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung, die hinsichtlich Qualität, Zweckbindung, Zielgerichtetheit und Zertifizierung den Anforderungen der §§ 20 und 20b SGB V genügen. Die Zweckbestimmung der Leistungen muss der Arbeitgeber durch Belege im Lohnkonto nachweisen.

TIPP: Beiträge für ein Fitness-Studio, Massagen und physiotherapeutische Leistungen sind nicht begünstigt.

Inflationsausgleichsprämie

Mit Gesetz vom 19. Oktober 2022 (BGBl 2022 I S. 1743) ist die sogenannte Inflationsausgleichsprämie (IAP) eingeführt worden. Zusätzliche Zahlungen der Arbeitgeber bleiben bis zu einem Höchstbetrag von 3.000 Euro steuer- und sozialabgabenfrei.  Die Steuerbefreiung (§ 3 Nr. 11c EStG) gilt für Arbeitgeberleistungen, die im Zeitraum vom 26. Oktober 2022 (Tag nach der Verkündung des Gesetzes) bis zum 31. Dezember 2024 gewährt werden.

Der Betrag kann steuerfrei entweder ausgezahlt oder als Sachlohn gewährt werden. Voraussetzung ist lediglich, dass die Sonderzahlung infolge der steigenden Verbraucherpreise zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. 

Teilzahlungen könnten dauerhaften Anspruch des Arbeitnehmers begründen

Zahlen Sie an Ihre Arbeitnehmer die Inflationsausgleichsprämie in mehreren Teilzahlungen ohne kollektivrechtliche Grundlage(z.B. Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung), besteht die Gefahr einer betrieblichen Übung. Dies hätte zur Folge, dass Mitarbeiter - wie bei einer Art Gewohnheitsrecht - einen dauerhaften Anspruch auf die entsprechenden Zahlungen begründen könnten.
Geben Sie daher bei jeder Teilprämienzahlung einen verständlich und klar formulierten Freiwilligkeitsvorbehalt mit an, in dem Sie zum Ausdruck bringen, dass es sich bei der Zahlung um eine freiwiliige Leistung handelt und kein Rechtsanspruch auf zukünftige Weitergewährung begründet wird.

Inflationsausgleichsprämie zur Abgeltung geleisteter Überstunden nutzen

 Arbeitnehmer, deren Verträge für geleistete Überstunden ausschließlich einen Freizeitausgleich vorsehen, können dadurch finanziell unterstützt werden.

Kontaktieren Sie im Zweifel Ihren zuständigen Lohnsachbearbeiter.

Internetnutzung

Der Gesetzgeber hat eine Internetpauschale zur Förderung der Nutzung neuer Medien in privaten Haushalten geschaffen. Damit haben die Arbeitgebenden die Möglichkeit unter gewissen Voraussetzungen ihren Mitarbeitern Aufwendungen der Internetnutzung mit einem monatlichen Freibetrag bis zu einer Höhe von 50 Euro zu bezuschussen bzw. zu erstatten. 

Wichtig: Lassen Sie sich von Ihren Arbeitnehmenden schriftlich versichern, dass die entstehenden Aufwendungen  für die laufende Internetnutzung 50 Euro nicht übersteigen, damit Sie als Arbeitgebender für Falschangaben nicht haften und etwaige Mehrsteuern durch den Arbeitnehmer zu tragen sind.

Tipp: Mandanten erhalten hierzu gern eine Vorlage bei ihrem Sachbearbeiter. 

Kassendienst

Kommt der Arbeitnehmer im Betrieb mit der Kasse in Berührung, kann eine monatliche steuerfreie Fehlgeldentschädigung von bis zu 16,00 € gezahlt werden (Freibetrag).

Kinderbetreuung

Leistungen zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern (bis zur Vollendung des sechsten Lebensjahres) in Kindergärten und vergleichbaren Einrichtungen sind steuerfrei. Wichtig ist, dass die Leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht möglich. Der steuerfreie Kindergartenzuschuss darf maximal in Höhe der tatsächlichen Betreuungskosten gezahlt werden. Als Nachweis braucht der Arbeitgeber nur die Originalbelege vom Arbeitnehmer über die Zahlungen an die KiTa/Tagesmutter o.ä..

TIPP: Dieser Zuschuss kann auch geringfügig Beschäftigten zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt werden.

Mobilität

Sie können Ihren Mitarbeitern mit einem steuerfreien Jobticket oder Zuschüssen zu den Fahrtkosten unterstützen. Auch die Überlassung von E-Bikes ist eine Option.

Die Zahlung von Fahrgeld ist bis maximal zur Höhe der Pendlerpauschale möglich, d.h. ab 0,30€ pro Kilometer, für Fernpendler ab 21. km: 0,38€ für 15 Tage im Monat für Fahrten zwischen Wohnung und „erster Tätigkeitsstelle“.  Achtung:  Arbeitet der Arbeitnehmer weniger als eine 5-Tage-Woche sind die 15 Tage anteilig zu kürzen. 

Smartphone, EDV und Internet

Wenn Ihre Mitarbeiter Geräte (wie Smartphone, Laptop), die Ihnen gehören, privat nutzen dürfen, ist das lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei möglich. Sie können ihnen auch deren EDV-, Telefon- und Internetkosten bis zu 20 € pro Monat lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Alternativ können Sie ihnen die Geräte übereignen und/oder einen Barzuschuss für die Internetnutzung zuhause leisten.

Vorsorge fürs Alter

Beiträge für eine Direktversicherung sowie Zuwendungen an Pensionskassen und -fonds sind innerhalb bestimmter Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei.

Hinweis: Seit 2022 müssen Arbeitgeber einen Pflichtanteil in Höhe von 15% für alle betrieblichen Altersvorsorgen (auch Alt-Verträge) leisten. 

Noch Fragen?

Planen Sie Gehaltsextras für Ihre Mitarbeiter? Mandanten wenden sich bitte an Ihren zuständigen Sachbearbeiter. Wenn Sie Fraegn zum Thema haben, können Sie uns gern kontaktieren. 

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