E-Rechnung: Was Unternehmen ab 1.1.2027 wissen müssen

Der Empfang, die Verarbeitung und Aufbewahrung von E-Rechnungen ist für sämtliche Unternehmen seit dem 1.1.2025 Pflicht. Die Übergangsregelung betrifft lediglich das Ausstellen und Versenden von E-Rechnungen.

Zum 1.1.2027 beginnt bei der E-Rechnung die entscheidende zweite Stufe für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen im Rahmen der B2B-Umsätze ab 800.000 € Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Kalenderjahr 2026. Dieser muss E-Rechnungen im X-Rechnungs- oder ZUGFeRD-Format oder in sonstiger zulässiger Ausgestaltung erstellen. Eine einfache PDF-Datei reicht grundsätzlich nicht mehr.

Hat derselbe Unternehmer 2026 dagegen nur 600.000 € Gesamtumsatz, darf er für seine 2027 ausgeführten Umsätze aufgrund der Übergangsregelung noch bis 31.12.2027 eine Papierrechnung bzw. – mit Zustimmung des Empfängers – beispielsweise eine PDF-Rechnung verwenden.

Für Kleinunternehmer gilt abweichend von den genannten Regelungen Folgendes:

Kleinunternehmer müssen seit 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und aufbewahren können. Der Versand von E-Rechnungen ist für Kleinunternehmer nicht verpflichtend. Diese dürfen also neben der Papierrechnung auch weiterhin PDF-Rechnungen ausstellen. Die frei-willige Versendung von E-Rechnungen ist allerdings möglich.

Auch bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, steuerfreien Umsätzen sowie insgesamt bei Rech-nungen an Endverbraucher ist die E-Rechnung nicht verpflichtend.

Zusammenfassend gilt Folgendes:

Wichtig: Unternehmen, die zu den jeweils für sie geltenden Stichtagen nicht ordnungsgemäß E-Rechnungen empfangen, verarbeiten, aufbewahren und versenden können, eröffnen der Finanzverwaltung die Möglichkeit, Umsätze zu schätzen, den Vorsteuerabzug zu versagen oder Bußgelder verhängen zu lassen!

Es ist geplant, die Aufbewahrungsfrist für alle Unternehmen von 10 Jahren auf 15 Jahre zu ver-längern. Ob die Umsetzung noch für 2027 erfolgt, ist noch nicht bekannt.