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Elektronische Arbeitszeiterfassung ist (noch) keine Pflicht

Der EuGH hat bereits im Mai 2019 entschieden, dass in Deutschland eine gesetzliche Regelung zu erfolgen hat, nach der Arbeitgeber verpflichtet werden, ein objektives, verlässliches und zugängliches Arbeitszeiterfassungssystem einzurichten. Bislang hat das Bundesarbeitsministerium noch keinen entsprechenden Gesetzesentwurf vorgelegt. Daher sind Arbeitgeber noch nicht verpflichtet, die Arbeitszeiterfassung durch ein elektronisches System sicherzustellen. Nichtsdestotrotz bleibt es bei der Aufzeichnungspflicht der täglichen Arbeitszeit mit den Ruhe- und Pausenzeiten, die täglich handschriftlich erfasst werden können. Die Nichteinhaltung der Aufzeichnungspflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße geahndet werden kann.

Neu: Arbeitgeber muss Arbeitszeiterfassung bei Homeoffice & Co. sicherstellen

Die Aufzeichnung der Arbeitszeit durch den Arbeitnehmer war bereits in der Vergangenheit ohne weiteres möglich. Neu ist, dass Arbeitgeber jetzt, unabhängig von der Größe ihres Unternehmens, verpflichtet sind, die Aufzeichnung, Dokumentation und Kontrolle der Arbeitszeiten (auch bei Vertrauensarbeit, Homeoffice und flexibler Arbeit) organisatorisch sicherzustellen und umzusetzen. Derzeit ist noch unklar, welche Mindeststandards zu erfüllen sind und wie diese konkret umgesetzt werden sollen. Solange der Gesetzgeber hier noch keine Klarheit geschaffen hat, können Arbeitgeber ein gängiges Zeiterfassungssystem ihrer Wahl etablieren. Im Netz finden Sie dazu diverse Programme, Apps und Vorlagen. Beachten Sie, dass die Nichteinhaltung der Aufzeichnungspflicht eine Ordnungswidrigkeit darstellt, die mit einer Geldbuße geahndet werden kann.

Aufbewahrungsfristen

Die Aufzeichnungen über die Überschreitung der werktäglichen Arbeitszeit nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz hat für 2 Jahre zu erfolgen. Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verjähren regelmäßig nach Ablauf von 3 Jahren. Diese Verjährungsfrist empfiehlt sich auch als Aufbewahrungsfrist der Daten.

Informationen über Arbeitsentgelte der (Unfall-)Versicherten und die geleisteten Arbeitsstunden mit Lohnnachweis müssen 5 Jahre aufbewahrt werden (§ 165 I 1, IV 2 SGB VII). Zu berücksichtigen sind hier jedoch auch datenschutzrechtliche Aspekte, bei den Aufzeichnung dürfte es sich regelmäßig um personenbezogene Daten handeln.
Auch hier ist das Bundesarbeitsministerium durch eine gesetzliche Regelung gefordert Klarheit zu schaffen.

Mehr zum Urteil vom 13.02.2022 »hier.

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