Infos zur Meldepflicht elektronischer Kassensysteme (FAQ)

Bitte beachten Sie, dass Sie in jedem Fall Unterlagen, Serien- und Zertifizierungsnummern zusammentragen müssen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

1. Meldung durch Ihren Kassenhersteller bzw. -händler: Oft ist das kostenfrei möglich, sprechen Sie einfach Ihren Anbieter an.
2. Selbstmeldung über www.elster.de: Sie können Ihre Kassensysteme kostenfrei selbst anmelden, entweder direkt oder über die ERiC-Schnittstelle. Bitte denken Sie in diesem Fall daran, Ihrem Steuerberater das Übertragungsprotokoll weiterzuleiten, damit Ihre Daten bei Nachfragen des Finanzamtes vorliegen.
3. Auftrag an Ihren Steuerberater

ACHTUNG: Die Übergangsfristen für die Inbetriebnahme aller anderen elektronischen Kassensysteme ohne TSE-Zertifizierung sind bereits seit dem 31. Dezember 2022 abgelaufen. Nicht genutzte elektronische Kassensysteme ohne TSE-Zertifizierung sind zu deaktivieren. 

Nein. 

Allerdings sollten Sie beachten: Der Einsatz von DATEV Kassenbuch online befreit den Unternehmer in keinem Fall von der handschriftlichen Grundaufzeichnungspflicht. 

Ein EC-Kartenlesegerät ist für sich genommen kein elektronisches Aufzeichnungssystem (eAS). Ist es z. B. an eine Praxissoftware mit Kassenmodul (Abrechnungsfunktion) angeschlossen, kann es, je nach Funktion, Teil eines eAS sein. 

Wie genau und mit welchen Funktionen das EC-Kartenlesegerät an ihr PVS angebunden ist, kann Ihnen nur der Softwareanbieter sagen. 

Ist das EC-Kartenlesegerät mit der Praxissoftware verbunden und wird als Teil eines elektronischen Kassensystems (mit Kassenmodul/ Abrechnungsfunktion) genutzt – etwa zur direkten Verbuchung von Umsätzen – muss das Gesamtsystem TSE-konform sein und es besteht eine Meldepflicht. Das Kassenmodul darf seit dem 1.1.2023 nur betrieben werden, wenn es TSE-zertifiziert ist.  

Hinweis: Ihr Softwareanbieter kann Ihre Software in der Regel kostenpflichtig mit einer TSE-Zertifizierung nachrüsten. 

Keine Meldepflicht besteht bei EC-Geräten, die ausschließlich als Zahlungsverkehrsterminal für Kartenzahlungen dienen und keine Kassenfunktion übernehmen.  

Empfehlung: Sie entkoppeln Ihr EC-Kartenlesegerät von der Praxissoftware, sofern dieses mit dem Kassenmodul verbunden ist. Nur der Softwareanbieter kann Ihnen verbindlich bestätigen, wie EC-Gerät an Ihre PVS angebunden ist.  

Somit nutzen dieses autark/mobil und dokumentieren handschriftlich oder in einer Exceltabelle die einzelnen Zahlungen (mit RG-Nr.), die über dieses Gerät geleistet wurden.  

Ihr Softwareanbieter sollte das Kassenmodul abschließend deaktivieren.  

Hinweis: Die Einnahmen über das EC-Terminal im Barkassenbuch zu führen ist doppelte Arbeit, da die dort erfassten “unbaren” Einnahmen sofort wieder neutralisiert werden und als Ausgabe verbucht werden müssen. 

Ja, das macht der Softwareanbieter. Falls der Softwareanbieter dies nicht kann oder will, sollte er Ihnen das schriftlich bestätigen, damit Sie diese Mitteilung bei Rückfragen des Finanzamts vorlegen können. 

• Praxissoftware mit integriertem Kassenmodul (mit Abrechnungsfunktion), 
• Tablet-basierte Kassenlösungen, 
• Cloud-Kassensysteme und 
• Apps, die zur Zahlungserfassung verwendet werden. 

Alle ab dem 1.7.2025 angeschafften Kassen müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden. Alle vor dem 1.7.2025 angeschafften Systeme müssen spätestens bis zum 31.7.2025 gemeldet werden.  

Die Nichteinhaltung der Kassenmeldepflicht kann für Unternehmen, also auch für Zahnarztpraxen, rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben: Es drohen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro (§ 379 AO), steuerliche Nachteile durch Schätzungen des Finanzamts sowie eine intensivere Prüfung der Buchführung, da nicht gemeldete Kassensysteme als potenziell manipulationsanfällig gelten. Zudem können strafrechtliche Konsequenzen bei nachgewiesenem Steuerbetrug folgen.