Die Betriebsprüfung in der (Zahnarzt-)Praxis

Bei Betriebsprüfungen in der Zahnarzt- und Arztpraxis geht es heutzutage nicht mehr primär um die steuerliche Anerkennung von Fortbildungen, Bewirtungsbelegen oder sonstigen Ausgaben, sondern vermehrt um die Vollständigkeit der erklärten Einnahmen sowie deren umsatzsteuerliche Behandlung. 

Im Vorfeld werden für einen ersten Überblick bereits Onlinerecherchen (Webseite, Social Media Kanäle) über das angebotene Leistungsspektrum der Praxis durchgeführt. Die relevanten Daten aus der Buchhaltung und – soweit angefordert – auch aus der Praxissoftware sind dem Prüfer auf einem Datenträger im digital auswertbaren Format zur Verfügung zu stellen. Für die digitale Betriebsprüfung setzen Prüfer dann die Prüfungssoftware IDEA ein, welche mittels Lückenanalysen und Plausibilitätskontrollen Auffälligkeiten oder Unstimmigkeiten darstellen und erste Prüfungsansätze liefern kann.

Einmal fündig bzw. misstrauisch geworden, wird der Prüfer „tiefer graben“, um weitere Prüffelder zu identifizieren. Praxisinhaber sollten daher regelmäßig kontrollieren, ob es Abweichungen zwischen abgerechneten und gebuchten Leistungen gibt.

Betriebsprüfungen können, wie beschrieben, prinzipiell jede Praxis treffen.

Interessant sind für Betriebsprüfer insbesondere „große“ Praxen mit einem hohen Umsatzvolumen und einem überdurchschnittlichen Personalbestand sowie Praxen, die Umstrukturierungsprozesse (z. B. Praxisverkauf, Einbringungen, Gründung eines MVZ) vollzogen haben.

Die folgenden Beispiele sind aus aktuellen Prüfungen übernommen:

• Nicht nachvollziehbar aufgezeichnete Abrechnungsvorgänge (z. B. Stornos, Ratenzahlungen, etc.) innerhalb der Praxissoftware werden hinterfragt (Prüfungsschwerpunkt „Betriebseinnahmen“)
• Gebührenziffern sowie die medizinische Indikation einzelner Behandlungen(z.B. bei Alignern) werden hinterfragt (Prüfungsschwerpunkt: "Umsatzsteuer")
• Leistungsstatistiken einzelner Behandler werden verlangt (Prüfungsschwerpunkt "Gewerbesteuer"),
• Internetauftritte werden auf nicht der Heilbehandlung dienende Angebote überprüft (Prüfungsschwerpunkt „Umsatzsteuer“)
• Materialeinkauf und Leistungserbringung werden miteinander verprobt, d. h. es kann beispielsweise ein Abgleich zwischen eingekauften Rohlingen und den erstellten Cerec-Kronen erfolgen (Prüfungsschwertpunkt „Betriebseinnahmen“)
• Elektronische Terminkalender werden z.B. nach „Botox-Partys“ durchsucht (Prüfungsschwerpunkt „Umsatzsteuer“ oder „Betriebseinnahmen“)

In der Regel werden immer zurückliegende Jahre geprüft (mit Ausnahme der Umsatzsteuersonderprüfung, die sich auf aktuelle Zeiträume konzentriert). Einige Finanzbehörden haben zudem spezielle Prüfer für Heilberufe ausgebildet.

Schaffen Sie mit unseren Hinweisen für den Praxisalltag die Grundlage für eine „entspannte“ Betriebsprüfung. In unserem Merkblatt zur Betriebsprüfung haben wir verschiedene Aspekte der Betriebsprüfungsprophylaxe erarbeitet, inklusive konkreter Arbeitshilfen wie Checkliste und Stornierungsformular.