Betriebsprüfung

Sie bekommen eine Rechnung per Mail, drucken diese aus, legen sie in Ihrem Belegordner ab und lassen die Mail mit der digitalen Original-Rechnung im Mail-Postfach oder löschen sie.  Eventuell haben Sie den Ausdruck der Rechnung sogar bei Unternehmen-Online hochgeladen und das ausgedruckte Exemplar dann zu den anderen Rechnungen geheftet. Leider ist das nicht richtig!

Rechnungen müssen dringend in der Form, in der sie zugestellt wurden, auch gespeichert werden (im Beispiel oben also digital), um sie später einmal lesbar zu machen. Das kann im Zweifel auch bedeuten, dass Sie nach einer Systemumstellung alte Hard- und Software noch jahrelang vorhalten müssen, sofern kein revisionssicherer Datenexport gewährleistet ist.

Prinzipiell gelten für elektronisch geführte Bücher und Aufzeichnungen die gleichen Regeln wie für manuell geführte. Hinzu kommt, dass auch das DV-System einschließlich der Vor- und Nebensysteme dem Erfordernis der Ordnungsmäßigkeit gerecht werden muss. Das gilt für alle DV-Systeme, mit denen Sie Daten und Dokumente empfangen, erfassen, erzeugen, übernehmen, verarbeiten, speichern oder übermitteln.

Abgesehen von regelmäßigen Sicherungen sind Sie verpflichtet, Ihre Daten vor Verlust, Vernichtung und Diebstahl zu schützen. Auch ist der Schutz Ihrer DV-Systeme vor unberechtigten Eingaben und Verän­derungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu gewährleisten.

Wenn Sie Ihre Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend schützen und deshalb nicht mehr vorlegen können, gilt Ihre Buchführung formell nicht mehr als ordnungsmäßig. Dann besteht das Risiko, dass der Betriebsprüfer Hinzuschätzungen zu Ihrem Gewinn vornimmt!

• Verwenden Sie trennscharfe Abrechnungskennziffern zur Unterscheidung von steuerfreien Heilbehandlungen und umsatzsteuerpflichtigen Leistungen. 
• Achten Sie bei der Vorsteuer auf die Unterscheidung zwischen voll- und teilabzugsfähigen Vorsteuerbeträgen.
• Für Mandanten: Die Dokumentation der entsprechenden Ermittlungsgrundlagen nehmen wir mit Erstellung Ihrer Umsatzsteuererklärung vor.

Die Umsatzsteuer ist und bleibt - besonders mit Blick auf die Betriebsprüfung - ein aktuelles Thema in der Zahnarztpraxis. Welche Leistungen steuerfrei, welche mit 7% und welche mit 19% abzurechnen sind, erfahren Sie in unserer »Checkliste mit den häufigsten Praxisfälle inkl. der dazugehörigen Abrechnungsziffern.

Weitere Informationen, zum Beispiel zur Umsatzsteuer bei Auslandsbestellungen, bei Anzeigen auf Google, Facebook & Co., bei einer MVZ-GmbH oder im Zusammenhang mit Grenzfällen im Eigenlabor finden Sie auf unserer »Sonderseite "Umsatzsteuer".

• Nummerieren Sie Ihre Ausgangsrechnungen fortlaufend.
• Dokumentieren Sie Storno-Rechnungen zeitnah und nachvollziehbar. Drucken Sie zum Jahreswechsel eine Liste über stornierte Positionen aus. 

Nutzen Sie dazu gern unser kostenfreies Formular zur Stornierung/Kulanz.

Hier kostenfrei herunterladen. 

• Lassen Sie individuell vereinbarte Preisnachlässe von Patienten gegenzeichnen und dokumentieren Sie dies ebenfalls.
• Drucken Sie am Jahresende eine Liste der unbezahlten Patientenrechnungen aus und heben diese gut auf. Bei vielen Abrechnungsprogrammen ist es nämlich nicht möglich, eine solche Liste nachträglich zu erstellen.
• Es sollte regelmäßig geprüft werden, ob die Praxiseinnahmen laut Buchführung plausibel im Hinblick auf Ihre abgerechneten Leistungen laut Praxissoftware sind (vgl. PraxisNavigation).
• Für Mandanten: Wir überprüfen, ob ein Teil Ihrer Einnahmen steuerfrei ist (z.B. Durchführung von Gruppenprophylaxe in Schulen oder Kindergärten). Gleichen Sie Ihre Praxiseinnahmen laut Buchführung und die abgerechneten Leistungen zudem regelmäßig auf Plausibilität (vgl. PraxisNavigation®) ab.

Erstellen Sie zum Ende eines Jahres* eine Offene-Posten-Liste aus Ihrem Abrechnungsprogramm und heben sie diese gut auf. Der Ausdruck dieser Auswertung hat zwei positive Effekte: 

1. So können Sie zeitnah kontrollieren, welche Rechnungsbeträge aus vergangenen Zeiträumen noch offen sind. Damit erfolgt automatisch eine Kontrolle der Eintragungen in der Praxissoftware; darüber hinaus wird unter Umständen  auch an Mahnungen für bestimmte Patienten erinnert. 
2. Im Falle einer Betriebsprüfung dieser Jahre ist diese Auswertung hilfreich, um von den abgerechneten Leistungen die zugeflossenen Betriebseinnahmen „abzuleiten“. 

Betreiben Sie Ihren Prophylaxe-Shop nicht selbst, sondern übertragen Sie diesen auf eine andere Person, wie z.B. Ihren Ehegatten oder eine eigenständige Personengesellschaft.

Dokumentieren Sie bei angestellten Zahnärzten in Ihrer Zweigniederlassung anhand der Abrechnungskennziffern, dass Sie als Praxisinhaber die Erstuntersuchung durchgeführt und die Behandlungsmethode festgelegt haben. Darüber hinaus ist auch weitergehend zu empfehlen, in der Behandlungsakte von Patienten angestellter Kollegen_innen zu Dokumentationszwecken die Kenntnisnahme sowie Prüfung der durchgeführten Behandlungen mittels eines Unterschriftenkürzels des Praxisinhabers zu kennzeichnen („Stempel der Persönlichkeit“).

Tipp: Halten Sie dies auch im Arbeitsvertrag des angestellten Zahnarztes fest.

Beteiligen Sie einen Zahnarzt, der in Ihre Praxis einsteigt, immer als Gesellschafter, der eigenes unternehmerisches Risiko übernimmt, d.h. an Gewinn, Verlust und Praxiswert beteiligt ist. Eine bloße Umsatzbeteiligung eines Zahnarztes reicht nicht aus.

Beteiligen Sie einen Zahnarzt, der in Ihre Praxis einsteigt, immer als Gesellschafter, der eigenes unternehmerisches Risiko übernimmt, d.h. an Gewinn, Verlust und Praxiswert beteiligt ist. Eine bloße Umsatzbeteiligung eines Zahnarztes reicht nicht aus.

Als Zahnarzt müssen Sie Ihre Bareinnahmen lückenlos und zeitnah aufschreiben, aber formal keine Kasse führen.

Wenn Sie eine solche führen, achten Sie bitte darauf, dass zeitnah und ordnungsgemäß aufgezeichnet wird. Vermeiden Sie den typischen Fehler eines rechnerisch negativen Kassenbestands. Denn in einer Kasse kann nicht weniger als kein Geld sein.

Seit April 2021 müssen Kassenmodule zahn-/ärztlicher Abrechnungsprogramme vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik(BSI) zertifiziert werden. Die genauen Hintergründe und welche Hersteller bereits zertifiziert sind,... 

...finden Sie auf unserer Sonderseite

Die Verfahrensdokumentation soll Sachverständige/ bzw. Betriebsprüfer in die Lage versetzen, innerhalb angemessener Zeit zu überprüfen, auf welchem Wege, wer mit welchen Hilfsmitteln und wie dokumentiert abgerechnet hat und wie sichergestellt wird, dass alle Abrechnungen und Geldeingänge lückenlos erfasst werden. 

Die Praxis hat gezeigt, dass Betriebsprüfer eine, aus Ihrer Sicht, unvollständige Verfahrensdokumentation gerne zum Anlass für eine Steuerzuschätzung nehmen.  Damit Ihnen dies nicht widerfährt, sollten Sie sich rechtzeitig um die Erstellung einer Verfahrensdokumenation für Ihre Praxis kümmern. 

Zusammen mit anderen Steuerberatungsgesellschaften haben wir praxisgerechte Standards zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen definiert. Das Hand-Out können Sie für 80 € zzgl. Umsatzsteuer erwerben. 

Mandanten wenden sich diesbezüglich direkt an ihren Sachbearbeiter in unserem Haus.

Interessenten können uns gerne über das untenstehende Formular kontaktieren und im Feld Mitteilung das Stichwort "Verfahrensdokumentation" eingeben um das Hand-Out zu erhalten.