Sommerfeste & Co. als Zuwendung

Betriebsveranstaltungen sind als „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“ definiert. Sie sollen den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und damit das Betriebsklima fördern. Dazu zählen z. B. Betriebsausflüge und Sommerfeste, aber auch Jubiläumsfeiern für mehrere Arbeitnehmende mit 10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50- und 60-jähriger Unternehmenszugehörigkeit. 

Um die lohnsteuerlichen Vorteile beanspruchen zu können, muss die Veranstaltung grundsätzlich allen Betriebsangehörigen offenstehen, darf also nicht auf einen bestimmten Kreis von Arbeitnehmern beschränkt sein. Es ist aber möglich, eine Betriebsveranstaltung (nur) für eine Abteilung bzw. eine Organisationseinheit (z.B. einen Standort) einer Praxis durchzuführen. Eine Begrenzung des Personenkreises darf sich aber nicht als Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellen. Eine Betriebsveranstaltung liegt nach Ansicht des Fiskus ausschließlich dann vor, „wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern … zusammensetzt.“ Nehmen auch Personen teil, die nicht zu dieser Gruppe gehören, spricht das nur dann nicht gegen eine Betriebsveranstaltung, wenn deren Zahl die der Mitarbeitenden nicht übersteigt.

Keine Betriebsveranstaltungen liegen unter anderem in folgenden Fällen vor: 
•    Jubiläumsfeiern für einzelne Arbeitnehmende, 
•    Veranstaltung ausschließlich für Führungskräfte, 
•    Arbeitsbesprechung oder Arbeitsessen, 
•    Ehrung beim Ausscheiden einer einzelnen Person aus dem Betrieb,
•    Geburtstagsfeier für ein Teammitglied, 
•    Belobigungsveranstaltung, Incentive-Veranstaltungen 
•    sowie Veranstaltungen ausschließlich zur Überreichung von Geschenken.

Die steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen ist gesetzlich geregelt. Danach sind Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmenden und deren Begleitpersonen anlässlich von Betriebsveranstaltungen grundsätzlich (steuerpflichtiger) Arbeitslohn. Eine Ausnahme macht der Gesetzgeber, soweit solche Zuwendungen den Betrag von 110 EUR je Betriebsveranstaltung und Teilnehmenden nicht übersteigen. Der Betrag von 110 EUR versteht sich lohnsteuerlich als Freibetrag, so dass nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig ist.

Die Freibetragsbegünstigung gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Finden mehr als zwei Betriebsveranstaltungen (z.B. Betriebsausflug, Musicalbesuch und Weihnachtsfeier) statt, kann der Arbeitgeber wählen, welche er als „steuerfreie” Betriebsveranstaltungen behandeln will und welche er der Lohnbesteuerung unterwerfen möchte.

Tipp: Von den zu (steuerfreiem oder steuerpflichtigem) Arbeitslohn führenden Betriebsveranstaltungen sind andere Betriebsfeiern abzugrenzen, deren Kosten unter Einhaltung bestimmter Freigrenzen keinen Arbeitslohn auslösen. Dies gilt z.B. für übliche Sachleistungen des Arbeitgebers aus Anlass der Diensteinführung, eines Funktionswechsels, eines runden Arbeitnehmerjubiläums oder der Verabschiedung eines Arbeitnehmers. Betragen die Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer mehr als 110 EUR je teilnehmender Person, sind die Aufwendungen dem Arbeitslohn des (gefeierten) Arbeitnehmers bzw. Arbeitnehmerin hinzuzurechnen. Wird die genannte Freigrenze je teilnehmender Person nicht überschritten, ist kein Arbeitslohn zu erfassen. 

Aufwendungen des Arbeitgebers für einen Empfang anlässlich der Verabschiedung eines Arbeitnehmers in den Ruhestand führen bei dem zu Verabschiedenden außerdem dann nicht zu Arbeitslohn, wenn es sich bei der Veranstaltung um ein Fest des Arbeitgebers handelt. Ob eine solche Feierlichkeit als Fest des Arbeitgebers oder als das des Arbeitnehmers bzw. Arbeitnehmerin einzuordnen ist, richtet sich – neben dem Anlass der betreffenden Veranstaltung – auch danach, wer als Gastgeber auftritt und die Gästeliste bestimmt, ob es sich bei den Gästen um Teammitglieder, Geschäftspartner oder Mitarbeitende, um Angehörige des öffentlichen Lebens, der Presse oder um private Bekannte bzw. Angehörige des Arbeitsnehmers bzw. Arbeitnehmerin handelt. Zu berücksichtigen ist außerdem, in wessen Räumlichkeiten bzw. an welchem Ort die Veranstaltung stattfindet und ob das Fest den Charakter einer privaten Feier aufweist oder ob dies nicht der Fall ist. Diese Fragen sind immer im Einzelfall und im Idealfall vor der Veranstaltung abzuklären. Ihr Sachbearbeiter bzw. Ihr Steuerberater unterstützt Sie hierbei gerne. 

Soweit Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung zum steuerpflichtigen Arbeitslohn gehören, kann die Lohnsteuer nach den individuellen Lohnsteuer-Abzugsmerkmalen der Arbeitnehmenden oder nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG mit einem festen Pauschsteuersatz von 25 Prozent erhoben werden.

Durch eine „zeitnahe“ Pauschalierung wird zudem eine Zurechnung zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt verhindert. Zum 28.02.2027 endet die Frist für die pauschale Besteuerung von Betriebsveranstaltungen in 2026, welche den Freibetrag von 110 EUR pro Arbeitnehmer übersteigen.

Erfolgt die pauschale Besteuerung nicht bis zum 28.02.2027 – genau genommen spätestens mit der Lohnsteueranmeldung 02/2027 – entfällt die Sozialversicherungsfreiheit für die 110 EUR übersteigenden Summen, was zu einer Mehrbelastung von 40 Prozent SV-Abgaben für den Arbeitgeber führt.

Daher sollten Sie sicherstellen, dass „teure“ Betriebsveranstaltungen aus 2026 pünktlich erfasst werden und Ihrer Lohnbuchhaltung die erforderlichen Unterlagen rechtzeitig – im Idealfall bereits kurz nach der Veranstaltung – zukommen lassen.

Hinweis: Die Pauschalierungsmöglichkeit bei Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen setzt – anders als der Freibetrag – nicht voraus, dass diese allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. Der BFH hat entschieden, dass auch Veranstaltungen, die nur einem ausgewählten Kreis von Mitarbeitenden zugänglich sind, mit 25 Prozent pauschal versteuert werden können (Urteil v. 27.03.2024 - VI R 5/22: Vorstandsebene, Führungsebene).

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer. Dazu zählen vor allem die Ausgaben für:

• Speisen und Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
• Übernachtungen und Anreise (z.B. eine vom Arbeitgeber organisierte gemeinsame Busfahrt zum Veranstaltungsort),

Tipp: Individuelle Anreisekosten einzelner Arbeitnehmer können bei einer Betriebsveranstaltung i.d.R. nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei erstattet werden.

• Musik und künstlerische Darbietungen
• Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
• Geschenke (auch wenn sie Arbeitnehmenden, die nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nachträglich überreicht werden),
• den äußeren Rahmen (Räume, Beleuchtung, Eventmanagement, Stornokosten, Trinkgelder; nicht: rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebenden, wie etwa die anteiligen Kosten bei einer Betriebsveranstaltung in seinen eigenen Räumlichkeiten) sowie
• „No-Show“-Kosten (Kosten für nicht teilnehmende Personen).

Erfasst werden Zuwendungen des Arbeitgebers an seine aktiven und ehemaligen Arbeitnehmenden (ggf. auch Personen im Praktikanten und in Leiharbeit) sowie deren Begleitpersonen. Im Anschluss an die Pro-Kopf-Ermittlung ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag anzusetzen, allerdings ist der nicht verbrauchte Teil des Arbeitnehmenden durch die Begleitperson nutzbar.

Ob die Zuwendungen üblich sind oder nicht, spielt keine Rolle: Auch „unübliche“ Zuwendungen, etwa Geschenke, deren Wert je Person 60 EUR übersteigt, oder Zuwendungen an einzelne Arbeitnehmenden aus Anlass – nicht nur bei Gelegenheit – zählen zu den Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung.

Tipp: Sog. Arbeitsessen sind keine Betriebsveranstaltungen. Darunter ist die Abgabe von Speisen und Getränken durch den Arbeitgeber an seine Arbeitnehmenden zu verstehen, die anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (z.B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung) zugewandt werden und deren Wert 60 EUR nicht überschreitet. Von einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz ist auszugehen, wenn ein innerhalb kurzer Zeit zu erledigender oder unerwarteter Arbeitsanfall zu bewältigen ist und darüber hinaus das überlassene Essen einfach und nicht aufwendig ist. Die Abgrenzung von Arbeitsessen und sog. Belohnungsessen ist fließend. Als Anhaltspunkt gilt:

• Steuerpflichtiger Arbeitslohn ist gegeben, wenn die Bewirtung der Arbeitnehmenden im Vordergrund steht, auch wenn während des Essens betriebliche Angelegenheiten besprochen werden.
• Kein steuerpflichtiger Arbeitslohn liegt dagegen vor, wenn eine außergewöhnliche betriebliche Besprechung oder ein anderer außergewöhnlicher Arbeitseinsatz zur Einnahme der Mahlzeit lediglich unterbrochen wird. 

Im ersten Schritt sind alle Kosten der Betriebsveranstaltung zu gleichen Teilen auf sämtliche anwesende Teilnehmenden aufzuteilen – welche Mitarbeitende wie viel konsumieren, ist dabei unerheblich. Im zweiten Schritt muss der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmenden zugerechnet werden. Für die Begleitperson ist also kein zusätzlicher Freibetrag von 110 EUR anzusetzen.

Beispiel 1: Zahnärztin Dr. Melchior beschäftigt zwölf Arbeitnehmer, die sie zu ihrer diesjährigen Weihnachtsfeier in ein Lokal einlädt. Dort wird ein Fünf-Gänge-Menu serviert, das inklusive Getränke 1.200 EUR kostet. Alle zwölf Mitarbeiter sagen zu und nehmen tatsächlich an der Feier teil. Die Kosten sind auf die zwölf Teilnehmer zu verteilen: Sie haben somit jeweils einen geldwerten Vorteil von 100 EUR, der den Freibetrag von je 110 EUR nicht übersteigt und daher nicht steuerpflichtig ist.

Beispiel 2: Zahnarzt Balthasar feiert ebenfalls in einem Lokal und beschäftigt zwölf Arbeitnehmer. Die Ausgaben für seine Weihnachtsfeier betragen 1.600 EUR. An der Feier nehmen zwölf Arbeitnehmende teil, von denen vier jeweils von ihrem Partner begleitet werden. Die Aufwendungen sind auf 16 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 EUR entfällt. Im zweiten Schritt ist der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Acht Arbeitnehmer haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 EUR, während er bei vier Arbeitnehmern 200 EUR beträgt. Nach Abzug des Freibetrags von 110 EUR ergibt sich für diese vier Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von je 90 EUR.

Alternativ besteht immer die Möglichkeit, vorab mit den Arbeitnehmenden zu vereinbaren, dass diese Kosten über 110 EUR oder Kosten für die Begleitpersonen selbst tragen.

Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Die Grenze von zwei Veranstaltungen gilt arbeitnehmerbezogen! Es kommt also darauf an, an wie vielen Betriebsveranstaltungen der einzelne Arbeitnehmer im jeweiligen Kalenderjahr teilgenommen hat. Auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung kommt es nicht an. Demnach können auch mehrtägige Betriebsveranstaltungen begünstigt sein.
Daraus lässt sich für Arbeitgeber, die in einem Jahr mehr als zwei Betriebsveranstaltungen durchführen, die Empfehlung ableiten, dass sie die beiden „teuersten“ Veranstaltungen auswählen sollten, für die dann der Freibetrag gilt. Da die zweimalige Inanspruchnahme des Freibetrags arbeitnehmerbezogen ist, kann der Arbeitgeber das Wahlrecht für den einzelnen Arbeitnehmer gesondert ausüben (was er in der Praxis in der Regel wegen des noch größeren Aufwands aber nicht tun wird).
Beispiel: Arbeitgeber Dr. Sommer hat in diesem Jahr schon einen Betriebsausflug und einen Theaterbesuch mit seinen zehn Mitarbeitenden unternommen. Außerdem will er – wie jedes Jahr – im Dezember noch zu einer opulenten Weihnachtsfeier einladen. Dr. Sommer sollte prüfen, welche der drei Veranstaltungen ihn pro Teilnehmenden am wenigsten gekostet hat, und für die anderen beiden die Freibetragsregelung in Anspruch nehmen. Für die günstigste Veranstaltung kommt eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent in Betracht, weil es sich dabei um eine Betriebsveranstaltung handelt. Da die zweimalige Inanspruchnahme des Freibetrags arbeitnehmerbezogen ist, liegt nur bei den Arbeitnehmern, die an allen drei Betriebsveranstaltungen teilgenommen haben, für eine dieser Betriebsveranstaltungen Arbeitslohn vor.

Um den Betriebsausgabenabzug sicherzustellen, sollten sämtliche Veranstaltungskosten durch ordentliche Belege (Rechnungen) dokumentiert sein. Aus den Aufzeichnungen zum Lohnkonto muss sich konkret ergeben, welche Aufwendungen zu den Kosten der Betriebsveranstaltung gehören, damit die Berechnung des Freibetrags sich nachvollziehen lässt. Natürlich ist dazu auch die Anzahl der Teilnehmenden ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden „Sachlohn“ zuwenden, sollte immer geprüft werden, ob dadurch eine Umsatzsteuerbelastung ausgelöst oder der Vorsteuerabzug aus entsprechenden Eingangsleistungen versagt wird. Der Fiskus orientiert sich auch für die Umsatzsteuer an der „lohnsteuerlichen“ Grenze, allerdings kennt das Umsatzsteuerrecht keinen Freibetrag. Hier gilt: Betragen die Kosten pro Mitarbeitendem höchstens 110 EUR, bereitet die Umsatzsteuer keine Probleme, weil das Finanzamt dann davon ausgeht, dass die Betriebsveranstaltung zu den nicht umsatzsteuerbaren Leistungen im betrieblichen Interesse gehört. Damit ist die Leistung des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmenden (in Gestalt der Betriebsveranstaltung) nicht umsatzsteuerbar. Allerdings wird ein Vorsteuerabzug aus den Kosten für Betriebsveranstaltungen wegen der überwiegend umsatzsteuerfreien Leistungen einer Zahnarztpraxis in der Regel – wenn überhaupt – trotzdem nur sehr eingeschränkt möglich sein. Zu beachten ist, dass für die Höhe des Vorsteuerabzugs auf die Gesamttätigkeit des Unternehmers abzustellen ist mit der Folge, dass bei der Ausführung von steuerfreien Umsätzen der Vorsteuerabzug aus diesem Grund teilweise zu versagen ist.

Beispiel: An einem Betriebsausflug im September 2026 nehmen 15 Arbeitnehmer der Praxis teil. Die Aufwendungen betragen 1.350 EUR zuzüglich 256,50 EUR Umsatzsteuer. Die Ausgangsleistungen der Praxis sind zu 30 % umsatzsteuerpflichtig (kosmetische Leistungen). 
Auf jeden Teilnehmer entfallen 107,10 EUR (1.606,50 EUR/15). Die 110-EUR-Betragsgrenze ist eingehalten. Der Praxisinhaber ist zum (quotalen) Vorsteuerabzug von 30 % berechtigt, ohne dass eine umsatzsteuerpflichtige „Entnahmebesteuerung“ vorzunehmen ist.

Übersteigt der Betrag, der auf einzelne Arbeitnehmende entfällt, pro Veranstaltung die Grenze von 110 EUR brutto, ist von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlassten unentgeltlichen Zuwendung auszugehen, die grundsätzlich Umsatzsteuer auslösen kann. Wenn bereits bei Leistungsbezug beabsichtigt war, die bezogene Leistung ausschließlich und unmittelbar für eine unentgeltliche Entnahme zu verwenden, kann kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden; in diesem Fall entfällt die Entnahmebesteuerung.

*Im vorliegenden Text wird „Arbeitgeber“ i.S. der gendergerechten Sprache zugunsten der besseren Lesbarkeit synonym für den Inhaber bzw. die Inhaberin der Praxis verwandt.