Zeiterfassung in (Zahnarzt-)Praxen

Damit ergeben sich für Zahnarztpraxen zwei wichtige Fragen: Wie ist die Zeiterfassung in der Praxis auszugestalten und welche rechtlichen Folgen lassen sich aus einer Zeiterfassung ableiten? Gerade in der arbeitsrechtlichen Praxis ist immer wieder festzustellen, dass Arbeitnehmer gekündigt werden und der Zahnarzt nach der Kündigung feststellt, dass der Arbeitnehmer erhebliche Stunden zu wenig gearbeitet hat. Dann möchte der Zahnarzt im Regelfall das Arbeitszeit-Minus mit der letzten Lohnabrechnung verrechnen. Das geht aber leider nicht immer!

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat mit seinem Urteil vom 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18 – CCOO) entschieden, dass Arbeitnehmer nur dann wirksam vor überlangen Arbeitszeiten geschützt werden können, wenn ihre Arbeitszeiten systematisch erfasst werden. Der deutsche Gesetzgeber hat diese Vorgaben bislang nicht ausdrücklich in das Arbeitszeitgesetz übernommen.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber bereits heute verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Diese Verpflichtung leitet das BAG unmittelbar aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung her. 

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat mit seinem Urteil vom 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18 – CCOO) entschieden, dass Arbeitnehmer nur dann wirksam vor überlangen Arbeitszeiten geschützt werden können, wenn ihre Arbeitszeiten systematisch erfasst werden. Der deutsche Gesetzgeber hat diese Vorgaben bislang nicht ausdrücklich in das Arbeitszeitgesetz übernommen.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber bereits heute verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Diese Verpflichtung leitet das BAG unmittelbar aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung her. 

Es sind dabei die Arbeitszeiten aller Beschäftigten zu erfassen. Der EuGH hat in seiner Entscheidung allerdings keine Verpflichtung aufgestellt, die Arbeitszeit ausschließlich elektronisch zu erfassen. Vielmehr können je nach Tätigkeit und Unternehmensgröße auch Aufzeichnungen in Papierform genügen. Ebenso ist es zulässig, die eigentliche Erfassung an die Arbeitnehmer zu delegieren. Die Verantwortung für ein ordnungsgemäßes System verbleibt jedoch beim Arbeitgeber. 

Der nach wie vor geltende § 16 Abs. 2 ArbZG sieht seinem Wortlaut nach nur vor, dass die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen ist. Diese gesetzliche Regelung wird durch die Rechtsprechung von EuGH und BAG ergänzt. Danach genügt die bloße Erfassung der über acht Stunden hinausgehenden Arbeitszeit nicht mehr. Arbeitgeber müssen vielmehr die tägliche Arbeitszeit insgesamt erfassen.

Arbeitszeiten und Pausen sollten deshalb vollständig dokumentiert werden. Nur so lässt sich zuverlässig feststellen, ob die Vorgaben des Arbeitsschutzes und des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden.

Egal ob analog oder digital: Eine Zeiterfassung verschafft zunächst einen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden und die eingelegten Ruhepausen.Verstöße gegen die gesetzlichen Ruhepausen (§ 4 ArbZG) sollte der Arbeitgeber unbedingt vermeiden und die Mitarbeitenden entsprechend anweisen. Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden sind mindestens 30 Minuten Pause, bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten Pause einzuhalten. Von diesen Mindestvorgaben dürfen die Arbeitsvertragsparteien grundsätzlich nicht abweichen. Verstöße lassen sich über die Zeiterfassung häufig leicht nachweisen. Die Nichteinhaltung gesetzlicher Ruhepausen kann Arbeitgeber in arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen erheblich angreifbar machen.

Die Zeiterfassung dient zunächst der Kontrolle, ob die arbeitszeitrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Sie sagt aber nicht automatisch etwas darüber aus, welche Vergütung konkret geschuldet wird.

Allerdings kann anhand der Zeiterfassung festgestellt werden, ob ein Arbeitnehmer mehr oder weniger gearbeitet hat als vertraglich vereinbart.

Fehlt eine besondere arbeitsvertragliche Regelung, sind Überstunden grundsätzlich zu vergüten, wenn sie vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt oder geduldet wurden oder zur Erledigung der geschuldeten Arbeit erforderlich waren. Zu prüfen ist zusätzlich, ob wirksame Ausschlussfristen vereinbart wurden. In vielen Arbeitsverträgen müssen Ansprüche innerhalb von drei Monaten geltend gemacht werden; andernfalls verfallen sie.

Arbeitsvertraglich kann zudem vereinbart werden, dass Überstunden durch Freizeit ausgeglichen werden und nur ausnahmsweise auszuzahlen sind. Ebenso können bestimmte Überstundenkontingente mit dem Gehalt abgegolten werden, sofern die entsprechende Klausel wirksam formuliert ist.

Kündigt der Arbeitnehmer oder wird ihm gekündigt, sind nicht ausgeglichene Überstunden grundsätzlich finanziell abzugelten, wenn sie nicht mehr durch Freizeit ausgeglichen werden können. 

Eine andere Frage ist, ob Minusstunden vom Arbeitnehmer auszugleichen sind, insbesondere wenn das Arbeitsverhältnis bereits beendet wurde. Hierzu hat das Bundesarbeitsgericht bereits im Jahr 2000 eine grundlegende Entscheidung getroffen Bundesarbeitsgericht Urt. v. 13.12.2000, Az.: 5 AZR 334/99, auf die sich auch spätere Entscheidungen stützen. Danach kann ein negativer Saldo auf einem Arbeitszeitkonto einen Vergütungsvorschuss darstellen. Entstehen die Minusstunden allein aufgrund der Disposition des Arbeitnehmers, kann dieser verpflichtet sein, den Negativsaldo bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses finanziell auszugleichen. 

Nach dieser Rechtsprechung kann der Arbeitgeber den rechnerisch unstreitigen Wert eines negativen Zeitguthabens grundsätzlich mit bestehenden Vergütungsansprüchen verrechnen. Die gesetzlichen Pfändungsfreigrenzen sind dabei einzuhalten. Allerdings setzt diese Rechtsprechung voraus, dass überhaupt ein Arbeitszeitkonto besteht. Genau hier liegt in der Praxis häufig das Problem: Die bloße Einführung einer Zeiterfassung aufgrund der Rechtsprechung von EuGH und BAG bedeutet noch nicht, dass die Arbeitsvertragsparteien ein Arbeitszeitkonto vereinbart haben. Führt der Arbeitgeber lediglich ein Zeiterfassungssystem ein, um seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, fehlt es regelmäßig an der Vereinbarung eines Arbeitszeitkontos.

Die reine Zeiterfassung begründet daher noch kein Arbeitszeitkonto und damit auch keine automatische Minusstunden-Rückzahlungspflicht. Es bedarf vielmehr einer ausdrücklichen oder zumindest konkludenten Vereinbarung der Parteien, dass die sich aus der Zeiterfassung ergebenden Plus- und Minussalden arbeitsrechtlich maßgeblich sein sollen.
Allerdings betont das BAG, dass eine Zeiterfassung durch konkludentes, also schlüssiges Verhalten der Parteien zu einem Arbeitszeitkonto werden kann. Wenn beide Seiten über längere Zeit ein System praktizieren, das erkennbar mehr ist als eine bloße Zeiterfassung, nämlich ein Abrechnungs- und Ausgleichsinstrument mit Plus- und Minussalden, Vorschüssen und Nacharbeitspflichten, kann hierin eine konkludente Arbeitszeitkontenvereinbarung liegen (BAG Urteil vom 26.01.2011 - 5 AZR 819/09).

Da konkludente Vereinbarungen in einem Prozess häufig schwer nachweisbar sind, empfiehlt es sich für Zahnarztpraxen, Arbeitszeitkonten ausdrücklich im Arbeitsvertrag oder durch einen Nachtrag zum Arbeitsvertrag zu vereinbaren. Dabei sollten insbesondere geregelt werden:

•    die maximal zulässige Zahl von Plus- und Minusstunden,
•    die Fristen zum Ausgleich von Minusstunden,
•    die Form des Ausgleichs von Überstunden,
•    die Behandlung des Zeitkontos bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses,
•    sowie die Möglichkeit der Verrechnung eines Negativsaldos mit bestehenden Vergütungsansprüchen.

Auch wenn ein Arbeitszeitkonto schriftlich vereinbart wurde, bedeutet dies nicht automatisch, dass der Arbeitnehmer jeden Negativsaldo ausgleichen muss.

Die Rechtsprechung fordert zusätzlich, dass die Minusstunden auf Zeiten beruhen, in denen der Arbeitnehmer in eigener Disposition weniger gearbeitet hat und hierfür gleichwohl seine Vergütung erhalten hat. Nur dann liegt überhaupt ein Vergütungsvorschuss vor, der zurückgeführt werden kann. Schickt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nach Hause, weil keine Arbeit vorhanden ist, fehlt es an einer solchen Eigenverantwortung des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber trägt grundsätzlich das Betriebsrisiko und damit auch das Risiko fehlender Beschäftigungsmöglichkeiten.

Auch in anderen Konstellationen verneint die Rechtsprechung einen Ausgleichsanspruch des Arbeitgebers. Schafft der Arbeitgeber nicht mehr die Voraussetzungen dafür, dass der Arbeitnehmer die Minusstunden nacharbeiten kann, scheidet ein Verrechnungsanspruch häufig aus.

Wird das Arbeitsverhältnis fristgerecht beendet und der Arbeitnehmer während der Kündigungsfrist ganz oder teilweise freigestellt, fehlt es regelmäßig an einer realistischen Möglichkeit, die Zeitschuld noch auszugleichen. In solchen Fällen wird ein späterer Rückforderungs- oder Verrechnungsanspruch des Arbeitgebers häufig scheitern.

Wird das Arbeitsverhältnis fristlos beendet und entfällt dadurch die Möglichkeit zur Nacharbeit, spricht dies ebenfalls regelmäßig gegen einen Verrechnungsanspruch. Die konkrete Bewertung hängt jedoch stets von den Umständen des jeweiligen Einzelfalls ab.

Arbeitgeber sind bereits heute verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Eine elektronische Zeiterfassung ist derzeit zwar nicht zwingend vorgeschrieben, in der Praxis aber regelmäßig die sinnvollste und rechtssicherste Lösung.

Jeder Praxisinhaber ist gut beraten, sich aktiv mit den Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden auseinanderzusetzen. Nur wenn sich abzeichnende Fehlentwicklungen frühzeitig erkannt und angesprochen werden, lässt sich vermeiden, dass später Streit über Überstunden, Minusstunden oder Vergütungsansprüche entsteht.

Wer Mehr- und Minderarbeit rechtssicher ausgleichen möchte, sollte zudem ein Arbeitszeitkonto ausdrücklich vertraglich regeln. Die bloße Zeiterfassung genügt hierfür nicht.Insbesondere bei Minusstunden zeigt die Praxis immer wieder, dass nach Ausspruch einer Kündigung häufig keine rechtssichere Gestaltung mehr möglich ist. Arbeitgeber sollten daher bereits zu Beginn des Arbeitsverhältnisses klare Regelungen schaffen und nicht erst dann, wenn der Konflikt bereits entstanden ist.