Kassenmodule zahnärztlicher Abrechnungsprogramme
Mit dem „Kassengesetz“ aus 2016 wollte der Gesetzgeber eigentlich gegen die „schwarzen Schafe“ der bargeldintensiven Branchen vorgehen, die ihre elektronischen Registrierkassen manipuliert haben. Die Auswirkungen dieser gesetzlichen Initiativen tangieren aber auch Zahnarztpraxen, sobald dort die Möglichkeit besteht, dass Patienten zumindest teilweise bar zahlen können.
Was zählt als Kassenmodul
Das Gesetz definiert elektronische Aufzeichnungssysteme als elektronische oder computergestützte Kassensysteme (oder Registrierkassen). Dazu zählen nach aktueller Auffassung der Finanzverwaltung auch sämtliche Abrechnungssysteme der Heilberufe mit Kassenmodul/-funktion. Entscheidend sei, dass die Software der Abrechnung von Bargeschäften dienen könne. Diese extensive Auslegung der Zertifizierungspflicht ist zwar umstritten, Zahnärzte sollten sich aber umgehend mit ihrer Abrechnungssoftware auseinandersetzen und sich steuerfachkundig beraten lassen, sofern noch nicht geschehen.
zTSE-Pflicht seit April 2021
Denn spätestens seit dem 1. April 2021 müssen computergestützte Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (kurz: zTSE) ausgerüstet sein. Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (kurz: BSI). Sobald Patienten bar bezahlen können, sind die in Zahnarztpraxen eingesetzten Kassenmodule der Abrechnungs- oder Praxismanagementsysteme von der zTSE-Pflicht betroffen.
Unterschiedliche Reaktionen der Softwareanbieter
Die zTSE kann lokal als Hardwaremodul, das direkt mit dem Aufzeichnungssystem verbunden wird, eingebunden sein oder als Netzwerklösung bzw. cloudbasiert genutzt werden. Die Zertifizierung ist Sache der Softwarehersteller. Die Anbieter reagieren unterschiedlich auf die extensive Auslegung der Zertifizierungspflicht für die Kassenmodule der Abrechnungssoftware durch die Finanzbehörden. Einzelne Programme verfügen bereits über eine TSE-Zertifizierung vom BSI. Hier ist der Zahnarzt auf der sicheren Seite. Andere Anbieter teilen die Auffassung der Finanzverwaltung nicht und lehnen eine kostenintensive Zertifizierung deshalb ab. Zudem gibt es Hersteller, die keine Kassenmodule anbieten und deshalb unbestritten keine Zertifizierung brauchen.
Unwissenheit schützt vor Strafe nicht
Nach wie vor ist kein Zahnarzt verpflichtet, das Kassenmodul seiner Praxissoftware zu nutzen. Sobald das Kassenmodul im Abrechnungssystem aber aktiviert ist, wird dessen Nutzung pauschal unterstellt. Entscheidend ist nur die Funktion (nicht die tatsächliche Nutzung), daher ist das freiwillige Führen einer „offenen Ladenkasse“ in diesem Fall kein Ausweg.
Das Finanzamt kann die eingesetzten Systeme im Rahmen einer Betriebsprüfung durchleuchten. Theoretisch kann es auch im Zuge einer „Kassen-Nachschau“ unangekündigt prüfen, ob ein ordnungsgemäßes System genutzt wird. Drohende Risiken sind nicht nur Hinzuschätzungen zum Gewinn, sondern auch Geldstrafen bis zu 25.000 Euro, weil Verstöße als Bußgeldtatbestand definiert sind. Lassen sich Barzahlungen nicht vermeiden, sollten daher aus Vorsichtsgründen nur Kassenmodule aktiviert werden, die über eine zTSE verfügen.
Dieser Beitrag wurde zuerst in der ZWP 7+8/2021 veröffentlicht.
Für Sie nachgefragt
Wir haben bei verschiedenen Softwareherstellern nachgefragt, inwiefern deren integrierte Kassenmodule bereits zertifiziert sind. Dampsoft und Computer konkret haben bereits die entsprechende Zertifizierung erfolgreich durchführen lassen.
Evident hat zwar ein revisionssicheres Kassenbuch, welches aber nicht TSE zertifiziert ist. Die Firma empfiehlt aktuell auf Rückfrage ihrer Kunden das Kassenbuch in Papierform zu führen und das Kassenbuch in EVIDENT zu deaktivieren.
Ebenfalls noch nicht durch das BSI zertifizert ist charly von der Solutio GmbH.
Folgende Softwarehersteller haben noch keine finale Aussage getätigt:
- DENS GmbH
- LinuDent
- h&k Datenverarbeitung
- Pharmatechnik
- CompuGroup Medical
Bei Fragen hierzu, können Sie uns über das folgende Formular gern kontaktieren.