Fortbildungskosten sind Betriebsausgaben!

Und zwar nicht nur an Ihren eigenen, sondern auch an den Fortbildungskosten für Ihr Praxisteam! Denn neben der Vermittlung fachlicher und praktischer Fähigkeiten umfasst zahnärztliche Fortbildung zum Beispiel auch die Vermittlung kommunikativer und sozialer Kompetenzen, die sich auf Patientenführung und Praxismanagement beziehen.

Demnach können Sie Ihre eigenen Fortbildungskosten und berufliche Fort- oder Weiterbildungsleistungen, die Sie als Arbeitgeber für Ihre Mitarbeitenden übernehmen, als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.

Typische Fortbildungskosten sind zum Beispiel Lehrgangs-, Studien-, Teilnehmer- und Prüfungsgebühren sowie damit einhergehende Reisekosten, Ausgaben für Fachliteratur und beruflich veranlasste Promotionskosten. Auch Verpflegungskosten sind nach steuerlichen Vorschriften (begrenzt) abzugsfähig.

Dr. Dent möchte seine Praxis auf die Trends der Zukunft vorbereiten. Er nimmt an einem vierstündigen Seminar zum Thema Praxismanagement teil, das in Berlin stattfindet. 
In diesem Fall sind die Seminargebühr und seine Reisekosten als Betriebsausgaben abziehbar.

Variante: Das Seminar findet an einem Freitag in Wien statt und dauert acht Stunden. Dr. Dent nutzt die Gelegenheit und lässt sich von seiner Frau begleiten, um noch bis Sonntagmorgen in Wien zu bleiben.

In diesem Fall sind seine Ausgaben sowohl beruflich als auch privat veranlasst. Dr. Dent kann diese dennoch – zumindest anteilig – von der Steuer absetzen. Die Kosten können nämlich grundsätzlich in abziehbare Betriebsausgaben und nichtabziehbare Ausgaben für die private Lebensführung aufgeteilt werden. Maßgeblich sind hierfür die beruflich und privat veranlassten Zeitanteile der Reise. Voraussetzung ist, dass die beruflich veranlassten Zeitanteile der Reise feststehen und dokumentiert sind und die private Zeit nicht vorrangig ist.

Der in der Praxis am häufigsten vorkommende – und schwierigste Fall in der Handhabung – ist eine Verbindung der Fortbildung mit einem Urlaubsaufenthalt. In diesem Fall sind die Kosten regelmäßig sowohl durch berufliche als auch private Gründe veranlasst, die jeweils von nicht untergeordneter Bedeutung (< 10 %) sind – die Kosten sind aufzuteilen. Reisekosten, die auf eine Begleitperson entfallen (z.B. Ehepartner), stellen grundsätzlich keine Betriebsausgaben dar. 

Tipp: Da das Finanzamt insbesondere bei mehrtägigen Kongressen oder Seminaren an touristisch attraktiven Orten eine private Mitveranlassung vermuten kann, sollte das Seminarprogramm idealerweise einen ganzen Arbeitstag umfassen, mindestens jedoch sechs bis sieben Vortragsstunden. Zudem sollte der Kreis der Teilnehmenden eindeutig auf die eigene Berufsgruppe ausgerichtet sein. Es empfiehlt sich, alle relevanten Unterlagen zur Fortbildung aufzubewahren, um den beruflichen Bezug im Bedarfsfall nachweisen zu können, beispielsweise durch eine Tagesordnung aus dem Veranstaltungsprospekt.
Berufliche Fort- oder Weiterbildungsleistungen werden im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse durchgeführt und führen nicht zu Arbeitslohn, wenn diese die konkrete Einsatzfähigkeit des Mitarbeitenden in der Praxis erhöhen sollen. Wird die Fortbildungsveranstaltung zumindest teilweise auf die Arbeitszeit angerechnet, unterstellt die Finanzverwaltung dies. Findet die Bildungsmaßnahme in der Freizeit des Arbeitnehmenden statt, schließt dies das eigenbetriebliche Interesse aber nicht aus. 

Eine ZFA, die in der Praxis von Dr. Dent auch professionelle Zahnreinigungen (PZR) durchführt, soll an einem Fortbildungskurs zur modernen Parodontologie teilnehmen. Der fünfstündige Kurs findet an einem Mittwochnachmittag statt und kostet 250 Euro, die Dr. Dent übernimmt. Zusätzlich erstattet er der ZFA die Fahrtkosten.

Da die Fortbildung im überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt, stellt die Kostenübernahme keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn für die ZFA dar. Ein Indiz für das betriebliche Interesse ist die Anrechnung der Kurszeit auf die Arbeitszeit. Die übernommenen Kosten – sowohl die Kursgebühr als auch die Fahrtkosten – sind für Dr. Dent als Betriebsausgaben abzugsfähig und mindern seinen Praxisgewinn und somit die Steuerlast.

Die vorstehenden Grundsätze gelten auch für Sprachkurse, wenn der Arbeitgebende diese Kenntnisse für das vorgesehene Aufgabengebiet verlangt. Unter dieser Voraussetzung führen insbesondere Deutschkurse für ausländische Mitarbeitende nicht zu steuerpflichtigem Lohn.

Die ZFA kommt ursprünglich aus dem osteuropäischen Raum und lebt schon eine Weile in Deutschland. Dr. Dent stellt aber vor allem im Umgang mit Patienten fest, dass sie oft nicht auf Anhieb verstanden wird, weil ihre Sprachkenntnisse nicht ausreichen. Er will ihr daher einen Deutschkurs finanzieren.

Seine Ausgaben sind als Betriebsausgaben abziehbar und führen bei der ZFA nicht zu Arbeitslohn. Bei Geflüchteten und anderen Arbeitnehmenden, deren Muttersprache nicht Deutsch ist, ordnet der Fiskus Bildungsmaßnahmen zum Erwerb oder zur Verbesserung der deutschen Sprache nämlich dem ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers zu, wenn der Arbeitgeber die Sprachkenntnisse in dem für den Arbeitnehmenden vorgesehenen Aufgabengebiet verlangt. Arbeitslohn kann bei solchen Bildungsmaßnahmen nur dann vorliegen, wenn konkrete Anhaltspunkte für den Belohnungscharakter der Maßnahme vorliegen.

Die Investition in die Weiterbildung des Praxisteams bringt jedoch nicht nur Vorteile, sondern auch Herausforderungen mit sich. Denn erworbenes Wissen soll idealerweise in der Praxis bleiben und zur Weiterentwicklung des Teams beitragen. Eine klare Vereinbarung zur Übernahme von Fortbildungskosten zwischen Praxisinhaber und Fachkraft sorgt für Transparenz und Fairness.

Lesen Sie hierzu mehr in unserem Blogbeitrag "Fortbildungen für Praxis & Team"