Fortbildungen für Praxis und Team

Die betriebliche Weiterbildung ist ein wichtiger Bestandteil der Personalentwicklung. Damit die vom Arbeitgeber finanzierten Qualifikationen langfristig dem Unternehmen zugutekommen, sind Fortbildungsvereinbarungen mit Rückzahlungsklauseln gängige Praxis. Allerdings unterliegen diese rechtlichen Vorgaben, die beachtet werden müssen, um eine wirksame und faire Regelung zu gewährleisten. Wichtige Aspekte der Zusatzvereinbarung sind demnach folgende:

Eine Kostenbeteiligung des Arbeitnehmenden ist nur zulässig, wenn die Fortbildung auch über das aktuelle Arbeitsverhältnis hinaus einen Nutzen bietet. Dies gilt beispielsweise für externe Qualifikationen mit anerkannten Zertifikaten. Reine unternehmensinterne Schulungen oder verpflichtende Weiterbildungen fallen nicht darunter.

Die Vereinbarung muss vor Beginn der Fortbildung schriftlich festgehalten werden und die Kosten sowie die Rückzahlungsmodalitäten klar benennen. Neben Kurs- und Prüfungsgebühren gehören dazu auch Reisekosten, Verpflegungsaufwendungen und Gehaltsfortzahlungen während der Freistellung.

Die Dauer der Bindungsfrist muss in einem angemessenen Verhältnis zu den Kosten und der Dauer der Fortbildung stehen. Als Richtwert gilt: Dauer der Freistellung × Faktor 6 = maximale Bindungsdauer. Beispielsweise wäre eine sechsmonatige Bindung für eine einmonatige Fortbildung vertretbar. Eine zu lange Bindungsdauer kann die Klausel unwirksam machen.

Eine pauschale Rückzahlungspflicht bei Eigenkündigung ist unwirksam, wenn die Kündigung durch den Arbeitgeber verursacht wurde, etwa durch Mobbing oder Gehaltsrückstände. Zudem sollten Regelungen für den Fall des Prüfungsabbruchs oder Nichtbestehens der Fortbildung klar definiert sein.

Die Rückzahlungspflicht sollte über die Bindungsdauer hinweg schrittweise sinken, um die Betriebszugehörigkeit des Arbeitnehmers angemessen zu berücksichtigen. Eine monatliche Reduzierung des Rückzahlungsbetrags ist hierbei eine gängige und rechtlich anerkannte Methode.

Ein Praxisinhaber vereinbart mit einer Mitarbeiterin, dass sie an einer Fortbildung teilnimmt. Während dieser Zeit bleibt ihr Gehalt bestehen, und zusätzliche Kosten wie Reise- und Verpflegungskosten werden übernommen. Im Gegenzug verpflichtet sich die Mitarbeiterin, für drei Jahre in der Praxis zu bleiben. Verlässt sie das Unternehmen vor Ablauf dieser Frist auf eigenen Wunsch oder aus einem von ihr zu vertretenden Grund, muss sie die Fortbildungskosten anteilig zurückzahlen.

Bei einer Fortbildungsinvestition von 3.900 Euro und einer vereinbarten Bindungsdauer von 36 Monaten reduziert sich die Rückzahlungssumme pro Monat um 1/36. Sollte die Mitarbeiterin nach zwei Jahren ausscheiden, wären noch 1.300 Euro zurückzuerstatten

Hinweis: Arbeitgeber sind grundsätzlich nicht verpflichtet, Fortbildungen zu finanzieren, es sei denn, diese sind ausdrücklich angeordnet. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können selbst getragene Fortbildungskosten steuerlich als Werbungskosten geltend machen.

Ein Arbeitgeber kann eine Verpflegungspauschale für Mitarbeitende bei Fortbildungen unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei oder steuerpflichtig abrechnen. Entscheidend ist, dass die Fortbildung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet und der Arbeitnehmer mehr als acht Stunden abwesend ist. Die Pauschalen richten sich nach den gesetzlichen Regelungen des Einkommensteuergesetzes (§ 9 Abs. 4a EStG) und betragen für eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden 14 Euro, für eine ganztägige Abwesenheit von 24 Stunden 28 Euro und für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Fortbildungen ebenfalls 14 Euro. Der Arbeitgeber kann diese Pauschalen steuerfrei erstatten, sofern die Fortbildung dienstlich veranlasst ist. Sollte der Arbeitgeber die Pauschale nicht erstatten, kann der Arbeitnehmer diese in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.