Praxiseinnahmen: Was kommt rein?

Das bedeutet nicht, dass Buchhaltungszahlen oder Software-Statistiken irrelevant wären – im Gegenteil. Eine moderne und effektive Praxissteuerung verbindet diese Zahlen mit weiteren relevanten Informationen, beispielsweise mit belastbaren Benchmarks aus vergleichbaren Praxen. Nur durch diese Kombination erhalten Sie eine fundierte Grundlage für strategische und unternehmerische Entscheidungen. 

Ein anschauliches Beispiel für die Notwendigkeit dieser Verknüpfung sind die Praxiseinnahmen. Vergleichen Sie die in der BWA ausgewiesenen Einnahmen mit den Statistiken Ihrer Praxissoftware, werden Sie feststellen, dass die Zahlen nicht übereinstimmen. Beide Werte sind dennoch korrekt, da sie unterschiedliche Aspekte der finanziellen Realität abbilden: 

• Die Finanzbuchhaltung erfasst ausschließlich tatsächliche Geldzuflüsse – also Beträge, die auf Ihrem Praxiskonto eingegangen sind. 
• Die Praxissoftware hingegen bildet die abgerechneten Leistungen ab, die erst später als Zahlungseingänge wirksam werden. Zudem können Rechnungen gemindert oder gar nicht beglichen werden, was ebenfalls zu Abweichungen führt. 

Ein regelmäßiger Vergleich der Daten hilft, finanzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Wenn die abgerechneten Leistungen nicht in einem nachvollziehbaren Verhältnis zu den tatsächlichen Einnahmen stehen, kann dies auf verschiedene Ursachen hinweisen: 

• Fehlbedienung der Software: Fehlerhafte Eingaben oder falsche Nutzung der Programme können zu inkorrekten Daten führen. 
• Fehlerhafte Statistiken der Praxissoftware: Technische oder systematische Fehler in der Software können zu verzerrten oder ungenauen Zahlen führen. 
• Unvollständige oder fehlerhafte Abrechnung: Leistungen wurden möglicherweise nicht vollständig dokumentiert oder falsch abgerechnet. 
• Unterschlagung oder Nachlässigkeit: In einigen Fällen kann es zu bewusster oder unbewusster Manipulation bei der Abrechnung oder im Mahnwesen kommen. 
• Forderungsausfälle bei Patienten oder Kürzungen durch KZVen: Zahlungsausfälle oder Kürzungen wirken sich direkt auf die Einnahmen aus. 
• Unvollständige Erfassung von Bareinnahmen: Barzahlungen werden unter Umständen nicht ordnungsgemäß verbucht oder dokumentiert. 
• Unentgeltliche Behandlungen von Angehörigen und Bekannten: Kostenlose Behandlungen reduzieren die verbuchten Praxiseinnahmen. 

Unabhängig von der Ursache gilt: Unstimmigkeiten sollten frühzeitig erkannt und behoben werden, um finanzielle Risiken zu vermeiden. 

Die Finanzbehörden führen zunehmend detaillierte Prüfungen durch und gleichen dabei die Zahlen Ihrer Praxissoftware mit den Daten der Finanzbuchhaltung ab. Dies geschieht unter anderem durch eine direkte Analyse des zahnärztlichen Abrechnungsprogramms. Sollten erhebliche Abweichungen zwischen den beiden Zahlenwerken bestehen, kann schnell der Verdacht aufkommen, dass Bareinnahmen nicht ordnungsgemäß verbucht oder unentgeltliche Behandlungen nicht ordnungsgemäß deklariert wurden. 

Um derartige Probleme zu vermeiden, sollten Sie regelmäßig Ihre Zahlen analysieren und eventuelle Differenzen frühzeitig aufklären. Eine anschauliche grafische Auswertung (Abb. 1) kann Ihnen dabei helfen, alle wesentlichen Zahlen und deren Zusammenhänge auf einen Blick zu erfassen. 

Eine moderne und ganzheitliche Praxissteuerung erfordert den gezielten Abgleich verschiedener Datenquellen. Nur durch diese umfassende Betrachtung können Sie wirtschaftliche Entwicklungen realistisch einschätzen, potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und langfristig erfolgreich wirtschaften. 

Im nächsten Teil dieser Reihe beschäftigen wir uns mit dem Thema „Was geht raus?“. Dabei geht es um die Praxiskosten, wie Sie diese stets im Blick behalten und gezielt optimieren können.